در حالی که این مطلب را می‌خوانید، حتما می‌خواهید ده‌ها کار انجام دهید: کارهایی مثل شروع کردن استارتاپ خودتان، بیشتر ورزش کردن، بیشتر وقت گذراندن با دوستان و خانواده، کتاب خواندن و…. سوال اینجاست که چطور می‌توان تمام این کارها را در یک روز ۲۴ ساعته که بخشی از ساعت‌های آن به خوردن و خوابیدن می‌گذرد، گنجاند؟
بیشتر مردم سعی می‌کنند با اضافه کردن چیزهای مختلف به روتین زندگی، بهره‌وری خود را افزیش دهند، اما واقعیت این است که اگر اول عادت‌هایی را که بهره‌وری شما را کم می‌کنند حذف کنید، خیلی ساده‌تر خواهید توانست بهره‌وری خود را افزایش دهید. اگر به به زندگی افرادی با بهره‌وری بالا در صنایع مختلف و حجم کار متفاوت نگاهی بکنید، به راحتی متوجه می‌شوید که این افراد همیشه از اشتباهاتی دوری می‌کنند که بقیه را از پا در میاورند.
اگر شما هم آماده هستید تا بهره‌وری خود را به مقدار قابل قبولی افزایش دهید و بازده کاریتان را بیش از پیش کنید، باید از این ۷ عادت خاص دوری کنید. وقتی که این کارها را انجام ندهید، شاهد افزایش سریع بهره‌وری خود خواهید بود:
۱. تمرکز بر روی جزئیات کوچک به جای نتایج
بهره‌وری به این معنی نیست که در یک ساعت چه حجم کاری انجام می‌دهید، تقویم شما چقدر منظم است، آیا همه پیام‌های خود را چک کرده‌اید یا نه، و یا چقدر برنامه‌هایتان را شیک و مرتب زمانبندی کرده‌اید. بهره‌وری در مورد نتیجه تولید شده نهایی است. اگر نتایجی که در رابطه با موارد مهم و مورد نظرتان به دست می‌آورید به صورت محسوسی افزایش نمی‌یابند، پس نتوانسته‌اید بهره‌وری خود را افزایش دهید. شما فقط توانسته‌اید یکسری کار را با کارآمدی بیشتر انجام دهید. بهترین معیار برای بهره‌وری این است که ببینید چه میزان نتیجه نهایی تولید می‌کنید.
افرادی که بهره‌وری بالایی دارند، کار خود را به دنیا تحویل می‌دهند. این افراد شجاعت انجام دادن کارها را دارند و علیرغم ترسشان دست به عمل می‌زنند. اگرچه که تمرکز بر فرآیند مهم است، اما نباید نتایج را نادیده بگیرید. به چه چیزی می‌خواهید برسید؟ مطمئن شوید که نتایج شما در راستای اهداف شما هستند. در ان صورت است که با تمرکز روی نتایج می‌توانید بهره‌وری خود را بیشینه کنید.
۲. چک کردن وسایل الکترونیک اول صبح
۸۸ درصد از مردم بلافاصله پس از بیدار شدن موبایل خود را چک می‌کنند و ۵۵ درصد از مردم حتی قبل از اینکه سر کار بروند ایمیل خود را می‌خوانند. این یکی از مضرترین کارها برای تمرکز، بهره‌وری و انگیزه است. پر کردن ذهن با اطلاعات بیهوده مانند شبکه‌های اجتماعی، چک کردن ایمیل‌ها و جواب‌دادن به پیام‌ها در ساعات ابتدایی روز باعث می‌شود که وارد حالت “واکنشی” شوید: یعنی قبل از اینکه حتی به کار یا اهداف خود فکر کنید، در استرس کارهای فوری و استرس‌زا غرق خواهید شد. شاید فکر کنید یک نگاه گذرا هیچ ضرری ندارد، اما چون در آن لحظه سر کار نیستید، نمی‌توانید هیچ کاری در مورد این پیام‌ها انجام دهید. این پیام‌ها و اطلاعات در ذهن می‌مانند و جلوی این را می‌گیرند که ذهن شما حاضر و آماده باشد.
در مقابل، افرادی با بهره‌وری بالا قبل از اینکه پیام‌ها و نوتیفیکیشن‌های روزانه ذهنشان را مختل کنند، به سمت اهداف خود قدم برمی‌دارند. آنها حداکثر انرژی ذهنی، عاطفی و جسمی صبح خود را بر روی بالاترین اولویت‌های خود متمرکز می‌کنند – نه چک کردن اینستاگرام یا تماشای اخبار.
برای ممانعت از این عوامل حواس پرتی در اول صبح، فقط « تلاش» کردن کافی نیست. شما باید هنگام خواب گوشی خود را در حالت هواپیما قرار دهید و وضعیت” Do not disturb” را روی اکانت‌های خود تنظیم کنید تا در اولین ساعات صبح هیچ پیام غیر ضروری دریافت نکنید. وقتی که این چند کار ساده را انجام دهید خواهید دید که به سرعت می توانید این عادت را ترک کنید.
۳. وجود عوامل حواس پرتی حین کار کردن
فرقی نمی‌کند عامل حواس پرتی ایمیل است یا پیام و یا تماس، هر کدام از اینها باعث می‌شود که به طور میانگین هر ۳ دقیقه و ۵ ثانیه یکبار حواسمان از کاری که داریم می‌کنیم پرت شده و در روند کار اختلال ایجاد شود. با این حال، مهم نیست که چقدر تلاش می‌کنید تا حضور ذهنی خود را حفظ کنید، اگر هر عاملی به صورت مکرر باعث حواس‌پرتی شما شود، تمرکز کردن سخت خواهد بود. خصوصا این که بسیاری از ما در انجام دادن همزمان چند کار (Multitasking) اصلا خوب نیستیم.
همچنین اگر فضای کاری شما نامرتب یا بهم ریخته باشد، روی ادراک، استرس و احساسات شما تأثیر منفی می‌گذارد. فقط دیدن به‌هم‌ریختگی اطراف به عملکرد ذهنی و تمرکز شما آسیب می‌رساند. به همین دلیل است که افرادی با بهره‌وری بالا نه تنها عوامل حواس‌پرتی را حذف می‌کنند تا بتوانند روی کار خود تمرکز کنند، بلکه محیط کاری آنها بسیار تمیز و مرتب بوده و سعی می کنند اتاق کارشان (نسبتا) تمیز، منظم و مینیمالیستی باشد.
برای برطرف کرد این عادت بد، سعی کنید تلفن خود را در حالت هواپیما قرار دهید و یا حین کار نوتیفیکیشن ایمیل خود را ببندید تا حواستان پرت نشود. تمام صفحات اینترنت، مرورگرها و برنامه‌هایی را که نیاز ندارید را ببندید. فضای کاری خود را ساماندهی کنید تا کمتر شلوغ باشد. در حین کار به پادکست یا رادیو گوش ندهید بلکه می‌توانید به جای آنها یک آهنگ تکراری را مدام و مدام پخش کنید (این کار در واقع تمرکز شما را بهبود می‌بخشد).
۴. کار کردن تا حدی که از خستگی از پا درآیید
بعضی وقت‌ها نیاز است که برای به پایان رساندن یک پروژه تا دیر وقت کار کنید. برای موفق بودن در کار و حرفه خود قطعا این روش در طولانی مدت جواب نخواهد داد. اگر عادت دارید مداوم کار کنید تا از خستگی از پا درآیید، آن چند ساعت آخر کار در هر صورت خوب نخواهد بود.
افراد با بهره‌وری بالا تا آخرین قطره توانایی خود کار نمی‌کنند: آنها مدت‌ها قبل از رسیدن به آن حد از خستگی کار خود را متوقف می‌کنند. به یاد داشته باشید: توانایی‌های شناختی ما محدود است- اوج عملکرد ذهنی ما روزانه تنها حدود سه ساعت است. این سه ساعات طلایی را باید به چیزهای مهم اختصاص دهید. مطمئناً، پس از آن سه ساعت همچنان هم می‌توانید کار کنید، اما زمانی که احساس کردید عملکردتان کاهش یافته است، بهتر است کار کردن را متوقف کنید (واقعیت این است که شما باید استراحت کنید و خود را ریکاوری کنید تا بتوانید روز بعد عملکرد خوبی داشته باشید). همچنین، در طول روز به طور منظم استراحت کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا ریکاوری کرده و دوباره انرژی بگیرید تا بتوانید برای داشتن عملکرد ذهنی بهتر تمرکز کنید- به این روش، حتی می‌توانید مدت طولانی‌تری عمیقا کار کنید.
۵. کار کردن بدون اولویت‌بندی
همه‌ی چیزهای لیست کاری شما به یک اندازه مهم نیستند. افراد با بهره‌وری بالا انرژی خود را روی مهمترین وظایف ( و نه فقط کارهای فوری) متمرکز می‌کنند تا بیشترین نتیجه را روزانه به دست آورند. قبل از شروع کار، سعی کنید وظایف خود را به ترتیب اهمیت رتبه‌بندی کنید تا بتوانید بهترین ساعات روز خود را به کارهایی اختصاص دهید که بیشترین نتیجه را برای شما به همراه می‌آورند. اگر اولویت‌های خود را نمی‌دانید، می‌توانید راجع به آنها از مدیران خود سوال کنید.
شما نمی‌توانید همه کارها را با هم انجام دهید و برای هر وظیفه، یک هزینه فرصت وجود دارد. به کل وظایف خود فکرکنید، یک تا سه اولویت اصلی خود را تعیین کنید و مشخص کنید کدام کارها می‌توانید دیرتر انجام دهید.
۶. «پیدا کردن» زمان برای انجام دادن کارها
اگر وظیفه‌ای را به کسی بسپارید که وقت زیادی دارد، احتمال اینکه کار را به عقب بیندازد زیاد است. اما اگر آن را به کسی بدهید که سرش خیلی شلوغ است، او این کار را انجام خواهد داد. افراد با بهره‌وری بالا برای انجام کارها “زمان” را پیدا نمی‌کنند بلکه آن را می‌سازند. اگر این کار برای آنها مهم باشد (برای مثال، ورزش منظم یا گذراندن وقت با فرزندان) آنها آن کار را در برنامه خود قرار می‌دهند و مطمئن می‌شوند که انجام خواهد شد. آنها می‌دانند چگونه زمان خود را سازماندهی و مدیریت کنند تا تمام اولویت‌هایشان در کار و زندگی محقق شود.
موارد مهمی که اغلب آنها را به تعویق می‌اندازید چه هستند؟ به دنبال «پیدا» کردن زمان برای انجام این کارها نباشید چون احتمالا هرگز زمان کافی را “پیدا” نخواهید کرد. اگر آن کار برای شما مهم است، آن را در تقویم خود بگنجانید و برنامه خود را بر اساس آن بسازید.
۷. نداشتن حد و مرز
لاف زدن در مورد ۱۲ ساعت کار در روز نشانه بهره‌وری نیست. بلکه نشانه مرزبندی ضعیف است. بسیاری از پروژه‌های مختلفی که مردم انجام می‌دهند حقیقتا در زندگی آنها اهمیت و تغییر خاصی ایجاد نمی‌کند. یا وقتی دیگران از آنها می‌خواهند کاری را انجام دهند که خود نمی‌خواهند، احساس وظیفه بیجا کرده و وقت و انرژی خود را هدر می‌دهند.
اما افراد با بهره‌وری بالا برای زمان خود حد و مرزی تعیین می‌کنند و اجازه نمی‌دهند چیزهای کوچک آنها را از موارد مهم زندگیشان دور کند. قبول نکردن دعوت و درخواست دیگران نشانه بی‌ادبی آنها نیست. بلکه نشانه این است که این افراد برای خودشان احترام قائل هستند و تمرکزشان را روی چیزها، افراد و فعالیت‌ها مهم‌تر می‌گذارند.
برای افراد با بهره‌وری بالا جریان کاری نیز اهمیت بسیاری دارد. برای مثال، اگر بدانند صبح‌ها برای کارهای خلاقانه‌شان بهترین زمان است، تماس‌های تلفنی خود را برای بعدازظهر برنامه‌ریزی می‌کنند. آنها به خوبی متوجه هستند که چه چیزی به آنها کمک می‌کند تا به کارهای مهم خود برسند و چه چیزی آنها را عقب نگه می‌دارد.
یاد بگیرید که مودبانه به درخواست‌ها یا دعوت‌ها «نه» بگویید و در وقت خود صرفه‌جویی کنید. هیچ اشکالی ندارد که “نه” بگویید. شاید آن کار اولویت شما نیست یا شاید هم اصلا نمی‌خواهید آن را انجام دهید. همچنین، حجم کاری مناسب خود را پیدا کنید و روز خود را متناسب با آن برنامه‌ریزی کنید.
خلاصه مهمترین نکات:
۱- بهره‌وری یعنی شما چقدر می‌سازید و نتیجه تحویل می‌دهید نه اینکه چه مقدار کار را به اتمام می‌رسانید. بر روی جزئیات کوچک مانند داشتن یک تقویم کامل بیش از حد تمرکز نکنید. اگر نتایج خود را اندازه بگیرید کار شما بهبود پیدا می‌کند.
۲- از چک کردن موبایل، ایمیل‌ها و شبکه‌های اجتماعی به عنوان اولین کار در صبح پرهیز کنید. قبل از اینکه سراغ این چیزها بروید، کاری را در جهت اهداف خود پیش ببرید.
۳- جابه‌جا شدن بین کارهای مختلف، بهره‌وری شما را نابود می‌کند. به جای این کار، حواس‌پرتی‌های خود را در زمان کار، به کم‌ترین میزان خود برسانید و محل کار خود را منظم و مرتب کنید.
۴- تا مرز خستگی و از پا در آمدن کار نکنید. این کار شما را فرسوده می‌کنید و انرژی شما را برای کار فردا از بین می‌برد. زمانی که حس کنید بهره‌وری شما کاهش یافته است دست از کار بکشید. در طول روز استراحت‌های کوتاهی برای بازیابی انرژی خود داشته باشید.
۵- کارهای خود را بر اساس اهمیت و نه فقط فوریت اولویت‌بندی کنید. بدین ترتیب می‌توانید بیشترین نتیجه را از روز کاری خود بگیرید.
۶- زمان را برای کاری‌هایی که برایتان مهم هستند «پیدا» نکنید. بلکه آن را «بسازید». زمان لازم برای این کارها را در تقویم خود قرار دهید و سپس کارهای دیگر خود را زمانبندی کنید.
۷- به هر خواسته‌ی دیگر جواب «بله» ندهید و خود را در چیزهای بی‌اهمیت غرق نکنید. برای زمان خود مرزبندی داشته باشید و یاد بگیرید که چگونه به صورت مودبانه «نه» بگویید. این کار به شما اجازه می‌دهد در زمان‌هایی که واقعا نیاز است «بله» بگویید.
این نوشته، ترجمه‌ای است از این مقاله با کمی تغییر.