با یادگیری 0 تا 100 اصول دورکاری، از تیم های دیگر سبقت بگیرید.

اگر نظر شما به عنوان این مقاله جلب شده است، احتمالا تیمی دارید که از زمان همه‌گیری کرونا، برای اولین‌بار در جایی به‌غیر از دفترکار همیشگی خود و دور از یکدیگر کار می‌کند. اگر شما مدیر تیمتان هستید، می‌توانید با کارهایی کوچک، تعامل و بهره‌وری اعضای تیم خود را افزایش دهید. قبل از هرچیز باید بدانید که چالش‌های رایج دورکاری چیست: از انزوا گرفته تا حواس‌پرتی و عدم نظارت حضوری همگی مهم هستند.

بعد از اینکه چالش‌ها را به خوبی شناختید، می‌توانید با ۱) چک‌کردن‌های منظم و ساختاریافته؛ ۲) روش‌های ارتباطی مختلف که هرکدام قواعد مشخصی داشته باشند؛ ۳) فراهم کردن فرصت‌هایی برای تعامل اجتماعی؛ و ۴) حمایت انگیزشی و عاطفی مداوم، کارمندان دورکار خود را پشتیبانی کنید.

چالش‌های متداول دورکاری

برای شروع، باید بدانید که چه چیزهایی باعث می‌شوند دورکاری سخت باشد:

نداشتن ارتباط رو در رو: وقتی اعضای یک تیم نتوانند با هم رو در رو ارتباط داشته باشند، ممکن است نتوانند یک ارتباط اثربخش و سریع را با همدیگر شکل دهند. اعضای تیم ممکن است در دسترسی به مدیران دچار مشکل شوند و احساس کنند که به اندازه‌ی کافی پشتیبانی و حمایت ندارند.

نداشتن اطلاعات کافی: پیدا کردن جواب برای سؤالاتی که به نظر ساده می‌آیند، می‌تواند برای کارمندی که در خانه مستقر است مشکل بزرگی باشد. وقتی کارمندان دورکار، شناخت دوطرفه‌ی کم‌تری از هم داشته باشند، در موقعیت‌های سخت می‌تواند باعث ایجاد پیچیدگی شود. مثلا، اگر می‌دانید که همکارتان روزهای سختی را سپری می‌کند، یک ایمیل گستاخانه از طرف او را نتیجه‌ی طبیعی استرس او خواهید دید. درعین‌حال، اگر چنین ایمیلی را از یک همکار دورکار دریافت کنید که هیچ درک درستی از شرایط فعلی او ندارید، احتمالاً آن را توهین‌آمیز تلقی خواهید کرد، یا حداقل در مورد رفتار حرفه‌ای همکارتان دچار شک‌ و تردید خواهید شد.

مثلا، اگر می‌دانید که همکارتان روزهای سختی را سپری می‌کند، یک ایمیل گستاخانه از طرف او را نتیجه‌ی طبیعی استرس او خواهید دید. درعین‌حال، اگر چنین ایمیلی را از یک همکار دورکار دریافت کنید که هیچ درک درستی از شرایط فعلی او ندارید، احتمالاً آن را توهین‌آمیز تلقی خواهید کرد، یا حداقل در مورد رفتار حرفه‌ای همکارتان دچار شک‌ و تردید خواهید شد.

انزوای اجتماعی: تنهایی یکی از رایج‌ترین شکایات در مورد دورکاری است، چرا که کارمندان، تعامل اجتماعی غیررسمی یک محیط اداری را از دست داده‌اند. می‌شود حدس زد که افراد برون‌گرا در کوتاه‌مدت از انزوا بیشتر رنج ببرند، مخصوصا اگر امکان برقراری ارتباط با دیگر همکاران دورکار خود را نداشته باشند. در یک دوره زمانی طولانی‌تر هم انزوا می‌تواند باعث شود که احساس «تعلق» کارمند به شرکت کاهش یافته و حتی می‌تواند منجر به افزایش تصمیم‌گیری برای ترک شرکت شود.

عوامل حواس‌پرتی در خانه: شاید عکس‌هایی از دورکاری را دیده باشید که که والدینی را در وضعیت در آغوش داشتن کودک خود و تایپ کردن برروی یک لپتاپ نشان می‌دهد، و معمولا روی مبل یا کف اتاق‌نشیمن نشسته‌اند. در حالت معمول، ما کارفرمایان را تشویق می‌کنیم که قبل از اینکه به کارمندان خود اجازه‌ی دورکاری را بدهند، ابتدا اطمینان حاصل کنند که کارمندان دورکار آنها هم فضای کاری اختصاصی دارند و هم از امکانات مراقبت از کودک خود به اندازه‌ی کافی برخوردار هستند. با این وجود، اگر شرایطی مانند کرونا باعث شود که اجبار به دورکاری به‌صورت ناگهانی اتفاق بیفتد، این احتمال وجود دارد که کارمندان با فضای کاری نامناسب و (با تعطیلی مدارس و مهدکودک‌ها) با مسئولیت‌های غیرمنتظره‌ی والدینی خود دست‌وپنجه نرم کنند. مدیران باید انتظار این را داشته باشند که این عوامل حواس‌پرتی در زمانی که ناگهانی و به ناچار مجبور به دورکاری می‌شویم، بیشتر باشد.

مدیران چگونه می‌توانند از کارمندان دورکار حمایت کنند

اقدامات نسبتاً سریع و کم‌هزینه‌ای وجود دارد که مدیران می‌توانند برای کم کردن اثرات بد تغییر وضعیت ناگهانی به دورکاری انجام دهند. از جمله کارهای زیر:

حال اعضای تیم را روزانه و مرتب بپرسید: بسیاری از مدیران موفق دورکار، یک تماس روزانه با کارمندان دورکار خود برقرار می‌کنند. اگر نوع فعالیت کارمندان شما مستقل‌تر از یکدیگر باشد، این کار می‌تواند به‌صورت یک‌سری تماس‌های انفرادی انجام شود، یا اگر کار آنها مشارکتی است، می‌تواند به‌صورت یک تماس تیمی انجام شود. مسئله‌ی مهم این است که تماس‌ها منظم و قابل پیش‌بینی هستند و راهی وجود دارد که کارمندان می‌دانند در آنجا می‌توانند با شما مشورت کرده و نگرانی‌ها و سؤالات آنها شنیده می‌شود.

از فناوری‌های مختلف ارتباطی استفاده کنید: ایمیل سازمانی به تنهایی کافی نیست. کارمندان به یک فناوری «قوی‌تر» مانند کنفرانس ویدیویی نیاز دارند که بسیاری از نشانه‌های ملموس ارتباطی مانند حالت چهره را در اختیارشان قرار دهد. کنفرانس ویدیویی مزایای بسیار زیادی دارد، به‌خصوص برای گروه‌های کوچک‌تر: نشانه‌های دیداری امکان افزایش «شناخت دوطرفه» نسبت به همکاران را فراهم ساخته و همچنین به کاهش احساس انزوا در بین افراد تیم کمک می‌کند. استفاده از ویدیو به‌ویژه برای مکالمات پیچیده و حساس بسیار سودمند است، زیرا بیشتر از ارتباط نوشتاری یا صوتی احساس شخصی‌تری دارد.

زمانی که سرعت در کار تیمی مهم‌تر از جزئیات دیداری است. پیام‌رسان‌های تیمی یا سازمانی که دارای اپلیکیشن موبایل هم باشند (مانند لیمو و موارد مشابه) را فراهم کنید که می‌تواند برای مکالمات ساده‌تر، کمتر رسمی و همچنین ارتباطاتی که زمان در آنها اهمیت دارد استفاده شود.

در این مقاله در مورد پیام‌رسان‌های سازمانی بیشتر صحبت کرده‌ایم.

زمانی که سرعت در کار تیمی مهم‌تر از جزئیات دیداری است. پیام‌رسان‌های تیمی یا سازمانی که دارای اپلیکیشن موبایل هم باشند (مانند لیمو و موارد مشابه) را فراهم کنید که می‌تواند برای مکالمات ساده‌تر، کمتر رسمی و همچنین ارتباطاتی که زمان در آنها اهمیت دارد استفاده شود.

پس از فراهم‌کردن ابزارها، «قوانین تعامل» را مشخص کنید: دورکاری زمانی کارآمدتر و رضایت‌بخش‌تر خواهد بود که مدیران انتظارات خود را تناوب، ابزار و زمان‌بندی ایده‌آل ارتباطات را برای تیم‌های خود تعیین کنند. به‌عنوان مثال، «ما از ویدیو کنفرانس برای جلسات حضوروغیاب روزانه استفاده می‌کنیم، اما زمانی که کاری فوری پیش بیاید، با هم چت می‌کنیم.» همچنین در صورت امکان به کارمندان خود بگویید که بهترین راه و زمان تماس گرفتن با شما در طول روز کدام است (به‌عنوان مثال، «من در اواخر روز برای مکالمات تلفنی یا ویدیویی کوتاه در دسترس هستم، اما اگر در طول روز مورد اضطراری وجود داشت، می‌توانید برایم یک پیامک ارسال کنید.») در نهایت، مراقب ارتباطات بین اعضای تیم (در حد مناسب) باشید تا مطمئن شوید که آنها در صورت لزوم اطلاعات را به اشتراک می‌گذارند.

ما به مدیران توصیه می‌کنیم که این «قوانین تعامل» را در اسرع وقت به‌صورت ایده‌آل و در طول اولین جلسه‌ی آنلاین تیمی، برای کارمندان خود وضع کنند. مهم‌ترین مسئله این است که تمام کارمندان مجموعه‌ای از انتظارات یکسان برای ارتباط برقرار کردن دارند.

فراهم کردن فرصت‌هایی برای تعاملات اجتماعی از راه دور: یکی از ضروری‌ترین کارهایی که یک مدیر می‌تواند انجام دهد این است که راه‌هایی برای تعامل اجتماعی کارمندان دورکار با یکدیگر (یعنی گفت‌وگوهای غیررسمی در مورد موضوعات غیرکاری) فراهم کند. این مسئله در مورد تمام کارمندان دورکار صدق می‌کند، به‌ویژه برای آنهایی که به‌صورت ناگهانی از دفترکار خود تغییر وضعیت داده‌اند.

ساده‌ترین روش برای برقراری برخی تعاملات اجتماعی این است که در ابتدای تماس‌های تیمی، زمانی را برای موارد غیرکاری در نظر بگیرید (به‌عنوان مثال، «چند دقیقه‌ی اول رو کمی گپ بزنیم. آخر هفته‌ی شما چطور بود؟»). گزینه‌های دیگر عبارتند از میهمانی‌های پیتزاخوری مجازی (که در آن، در زمان کنفرانس ویدیویی، به همه‌ی اعضای تیم یک پیتزا تحویل داده می‌شود)، یا میهمانی‌های مجازی (که در آن، می‌توان «بسته‌های خوراکی» میهمانی را از قبل برای باز کردن و لذت بردن همزمان به اعضای تیم ارسال کرد. درحالی‌که این نوع رویدادها ممکن است مصنوعی یا اجباری به‌نظر برسند، اما مدیران باتجربه‌ی کارمندان دورکار (و خود کارمندان) گزارش می‌دهند که این رویدادهای مجازی به کاهش احساس انزوا کمک کرده و حس تعلق را افزایش می‌دهد.

اگر درگیر همه‌گیری کرونا نباشید و تیم شما یک تیم ترکیبی از اعضای دورکار و حضوری باشد، می‌توانید از اعضای دورکار خود بپرسید که آیا تمایل دارند برای مدت چند روز همزمان با هم به شهر محل دفتر شما سفر کنند یا نه؟ در صورتی که تمایل جمعی وجود داشته باشد و شما هم بتوانید برخی از هزینه‌های این کار را تامین کنید، می‌توانید به صورت دوره‌ای و چند ماه یکبار، همه‌ی اعضای تیم را به صورت حضوری دور هم جمع کنید و در کنار کار حضوری، همبستگی اجتماعی اعضای تیم را هم افزایش دهید.

اگر درگیر همه‌گیری کرونا نباشید و تیم شما یک تیم ترکیبی از اعضای دورکار و حضوری باشد، می‌توانید از اعضای دورکار خود بپرسید که آیا تمایل دارند برای مدت چند روز همزمان با هم به شهر محل دفتر شما سفر کنند یا نه؟ در صورتی که تمایل جمعی وجود داشته باشد و شما هم بتوانید برخی از هزینه‌های این کار را تامین کنید، می‌توانید به صورت دوره‌ای و چند ماه یکبار، همه‌ی اعضای تیم را به صورت حضوری دور هم جمع کنید و در کنار کار حضوری، همبستگی اجتماعی اعضای تیم را هم افزایش دهید.

حمایت انگیزشی و عاطفی داشته باشید: برای مدیران، به‌خصوص در زمان تغییر وضعیت ناگهانی به دورکاری، مهم است که استرس را بپذیرند، به دلواپسی‌ها و اضطراب‌های کارمندان گوش داده و با کشمکش‌های آنها همدلی کنند. اگر یک کارمند تازه دورکار شده به‌وضوح در حال کشمکش است، اما استرس یا اضطراب خود را بیان نمی‌کند، از آنها بپرسید که کار خود را چگونه انجام می‌دهند. حتی یک سؤال کلی مانند «این وضعیت دورکاری تا کنون برایت چگونه بوده است؟» می‌تواند اطلاعات مهمی را در اختیار شما قرار دهد که درغیراین‌صورت از آن‌ها مطلع نمی‌شدید. هنگامی که سؤالی را پرسیدید، مطمئن شوید که به دقت به پاسخ آن گوش داده و پاسخ کارمند را مجدداً و به‌طور خلاصه برای او بیان کنید تا مطمئن شود که به‌درستی متوجه شده‌اید. اجازه دهید که استرس و نگرانی‌های کارمند کانون این گفت‌وگو باشد، نه خودتان.

تحقیقات در مورد هوش عاطفی و سرایت عاطفی به ما می‌گوید که کارمندان به دنبال نشانه‌هایی در مورد نحوه‌ی واکنش مدیران خود نسبت به تغییرات ناگهانی یا شرایط بحرانی هستند. اگر یک مدیر با استرس و درماندگی با کارمندان خود ارتباط برقرار کند، اتفاقات خوبی برای کارمندان نمی‌افتد (گرچه باید بدانیم که مدیر هم یک انسان است با همه‌ی ضعف‌های خود). مدیران ثمربخش رویکردی دوجانبه دارند، هم استرس و اضطرابی که کارمندان ممکن است در شرایط دشوار احساس کنند را تأیید می‌کنند، و هم با استفاده از عباراتی مانند «ما هم چنین وضعیتی داریم» یا «شرایط سختی است، اما مطمئنم که می‌توانیم از پس آن برآییم» یا «بیایید به دنبال راه‌هایی برای استفاده از نقاط قوت خود در این مدت باشیم» اعتماد خود به تیم‌شان را تأیید می‌کنند. با چنین حمایتی، احتمال بیشتری دارد که کارمندان چالش پیش‌رو را هدفمند و متمرکز پشت سر بگذارند.

این نوشته ترجمه‌ای است از یک مقاله‌ی مجله‌ی کسب و کار هاروارد با کمی تغییر.