در دوران بازگشت به کار حضوری این ۵ توصیه را جدی بگیرید تا تیم تان را نجات دهید!

کم کم داریم خبرهای خوبی در مورد کرونا می‌شنویم. درصد واکسیناسیون در کشور افزایش یافته و وضعیت برخی از شهرها هم آبی شده است. پس طبیعتا خیلی از مدیران مشتاقانه منتظر برگشتن کارکنان خود به محیط کار و شروع کار حضوری هستند. با این حال، تصمیم‌ها و رفتارهای شتاب‌زده در این مورد، بیش از اینکه برای تیم شما فایده داشته باشد ممکن است به آن آسیب بزند. روانشناس‌ها به مردم پیشنهاد می‌کنند که به آهستگی و به‌صورت تدریجی تعاملات اجتماعی خود را دوباره شروع کنند. سوال اصلی این است که با آغاز دوباره کار حضوری، صاحبان کسب‌وکار چگونه می‌توانند این توصیه‌ها را عملی کنند؟

بازگشت به محل کار و ازسرگیری کار حضوری چه تاثیرات روانی را به دنبال دارد؟

شرکت McKinsey در یک مطالعه نشان داده است که به پایان رسیدن دورکاری و بازگشت به کار حضوری یک‌سوم کارمندان را دچار اضطراب، افسردگی و استرس کرده است. استرس فقط بر روح و روانمان تاثیر منفی نمی‌گذارد بلکه می‌تواند میزان بهره‌وری، نرخ مشارکت و حفظ کارکنان را به‌شدت کاهش دهد. یک مطالعه‌ی دیگر نشان داده است که اجبار در بازگشت به کار حضوری تمام وقت، باعث شده است که ۴۰ درصد از کارکنان جوان‌تر کار خود را ترک کنند.

علاوه بر استرس ناشی از بازگشت به کار حضوری، در طول یک سال و نیم گذشته اغلب افراد با چالش‌های متعددی روبرو بوده‌اند. در این مدت، زندگی بسیاری از افراد دچار تغییر‌های منفی زیادی شده است. مجموع این عوامل وضعیت روحی و روانی کارمندان را به شدت ضعیف کرده است. در آمریکا در مقایسه با سال ۲۰۲۰، تعداد افرادی که نشانه‌های اضطراب و افسردگی را گزارش کرده‌اند حدود ۱۱ درصد بیش‌تر شده است. در این کشور، در طول یک سال و نیم گذشته، آمار مصرف مواد مخدر، تماس با مراکز امداد و مراجعه به اورژانس‌های اجتماعی افزایش قابل توجهی داشته است. این اتفاق، بیشتر به دلیل بالا رفتن آمار خشونت‌های خانگی در دوران قرنطینه و افزایش مشکلات اقتصادی خانواده‌ها بوده است. بسیاری از کارمندان خستگی مفرط و فرسودگی را تجربه کرده‌اند و کرونا را یکی از عوامل آن می‌دانند.

اینکه روند بازگشت به کار حضوری را به عقب بیندازیم، راه حل خوبی برای رویارویی با این چالش‌هایی که گفتیم نیست. مدیریت کردن استرس و اضطراب کارمندان به همراه طی کردن یک دوره‌ی بازگشت به محل کار بهترین راه‌حل ممکن برای رفع این چالش‌ها است.

۵ راه برای مدیریت کردن انرژی و بهره‌وری کارمندان در دوره‌ی بازگشت به محل کار

۱- تعاملات اجتماعی را به تدریج آغاز کنید.

با تمام شدن محدودیت‌های کرونایی، برخی از سازمان‌ها تلاش می‌کنند تا در زمان‌های خالی کارمندان، دورهمی‌ها و فعالیت‌های اجتماعی را قرار دهند. این در حالی است که بسیاری از روانشناسان اعتقاد دارند برخی افراد در طول مدت قرنطینه خانگی، منزوی‌ شده‌اند و فعالیت‌های اجتماعی در کنار یک گروه بزرگ‌تر از همکاران می‌تواند برای این افراد چالش‌برانگیز باشد.

با آمدن کرونا، بسیاری از رفتارهای اجتماعی مثل دست‌دادن و غذا خوردن به صورت گروهی، جای خود را به ماسک زدن و فاصله‌گیری اجتماعی داده‌اند. بنابراین، شروع کردن دوباره روابط اجتماعی و آداب اجتماعی که در گذشته از آن‌ها استفاده می‌کردید، ممکن است از نظر جسمی و روحی برای بسیاری از افراد خسته‌کننده باشد.

برخی از تجربیات واقعی نشان‌ داده‌اند که برگزاری گردهمایی‌های بزرگ سازمانی (مثلا چند صد نفره) حتی برون‌گراترین کارمندان را هم دچار اضطراب کرده‌ است. بنابراین، بهتر است سازمان‌ها قبل از اینکه دورهمی‌های با جمعیت زیاد را برگزار کنند، کارکنان را به گروه‌های کوچک‌تری تقسیم‌بندی کرده و نخستین رویدادهای پس از همه‌گیری را در این گروه‌های کوچک و در چندین نوبت اجرا کنند.

برای اینکه از اضطراب کارمندان جلوگیری کنید، از کارمندان در مورد محدودیت‌هایشان سوال کنید و تجربه‌هایی بسازید که محدودیت‌های آن‌ها را در نظر می‌گیرد. مثلا اگر افراد با غذا خوردن جمعی در داخل دفتر راحت نیستند، می‌توانید برنامه‌ را در فضای آزاد برگزار کنید.

۲- آیین‌های تیمی برگزار کنید.

رشد پس از سانحه (Post-traumatic growth) اصطلاحی است که به فرآیند معنا بخشیدن به آسیب‌های روحی و تجربیات ناشی از آن گفته می‌شود. در این فرآیند، فرد آسیب‌دیده با تحلیل تجربیات منفی و جهت‌بخشیدن به صدمات روانی خود می‌تواند حرکت مثبت رو به جلو داشته باشد.

با گذشت بیش از یک سال و نیم از شروع همه‌گیری کرونا، کارمندان هنوز هم با اختلالات روانی ناشی از شیوع کرونا و عواقب آن درگیر هستند. به همین دلیل، شرکت‌ها می‌توانند با ایجاد فرصت‌هایی برای به‌اشتراک‌گذاری تجربیات و فکر کردن در مورد آن‌چه کارکنان در ماه‌های گذشته با آن مواجه بوده‌اند، حمایت و پشتیبانی خود را از آن افراد نشان دهد. انجام این کار، علاوه بر کمک به تخلیه بار روانی کارمندان، باعث بهبود روحیه و افزایش اعتماد به‌نفس آن‌ها می‌شود و به همدلی و برقراری ارتباطی ژرف در میان کارکنان سازمان کمک می‌کند.

به شرکت‌ها پیشنهاد می‌کنیم برگزاری این نوع جلسات را برای مدتی طولانی و به‌صورت ماهیانه یا فصلی ادامه دهند. برای مثال، شرکت ZenDesk به‌تازگی گردهم‌آیی‌هایی را تحت عنوان «حلقه‌های همدلی» برگزار کرده و فرصت به‌اشتراک‌گذاری تجربیات تلخ ماه‌های پیشین را در اختیار کارکنان خود قرار داده است. براساس نظرسنجی‌ها، ۹۵ درصد از کارمندان این شرکت از این رویداد به‌عنوان تجربه‌ای مثبت یاد کرده و شرکت در آن را یکی از اصلی‌ترین دلایل افزایش احساس امنیت و برقراری ارتباطی سازنده با همکاران خود می‌دانند.

۳- افزایش مسئولیت‌ها و وظایف را کنترل کنید.

بازگشت به شرایط کار حضوری به‌سادگی می‌تواند باعث افزایش بی‌رویه حجم کار شده و در نتیجه باعث فرسودگی شغلی کارمندان شود. در طول همه‌گیری، بسیاری از نقش‌های سازمانی تغییر کرده‌اند و اغلب کارکنان وظایف و مسئولیت‌های بیش‌تری را بر عهده گرفته‌اند.

به این ترتیب، با شروع مجدد کار حضوری بسیاری از افراد از این می‌ترسند که مسئولیت‌هایی که در طول ماه‌های گذشته موقتا برعهده آن‌ها قرار گرفته بودند به بخش جدایی‌ناپذیری از کار آن‌ها تبدیل شود. این موضوع برای بسیاری از افراد تحت فشار می‌تواند حُکم آخرین ضربه تبر را بر وضعیت روانی شکننده آن‌ها داشته باشد.

برای مثال، مدیر پروژه و کارمند ارشد بخش تدارکات یکی از شرکت‌های فعال در زمینه احداث استخرهای شنا در شیکاگو با آغاز قرنطینه متوجه افزایش چشمگیر مسئولیت‌های خود شد. حجم بالای وظایف اداری، او را ناچار می‌کرد تا نیمه‌شب کار کند. این امر حتی پس از کاهش محدودیت‌ها نیز ادامه یافت. پس از گذشت چند ماه او شغل خود را ترک کرد و در محل دیگری مشغول به‌کار شد.

برای جلوگیری از این اتفاق، مدیران ارشد سازمان‌ها باید نقش‌ها و مسئولیت‌های فعلی کارمندان را ارزیابی کرده و آن را با وظایف محول شده در زمان قبل از همه‌گیری مقایسه کنند. این یکی از بهترین روش‌هایی است که میزان خزش دامنه (Scope Creep) را مشخص می‌کند. پش از آن، لازم است طی جلساتی به شناسایی مهارت‌های جدید، به‌روزرسانی پاداش‌ها و عناوین و تقسیم کار با شیوه‌های جدید پرداخته و تلاش کنند تا کارمندان و استعدادهای باارزش را حفظ کنند.

۴- فضا و شرایط مناسب را برای کار عمیق و متمرکز فراهم کنید.

با گسترش کرونا و دورکاری ناشی از آن، ارتباطات دیجیتالی بیش از هر زمان دیگری رونق پیدا کرد. طبیعتا این اتفاق با حضور دائمی کارمندان در شبکه‌های اجتماعی و استفاده مداوم از اپلیکیشن‌های پیام‌رسان همراه بود. بدیهی است مراجعه پی‌درپی به شبکه‌های اجتماعی موجب حواس‌پرتی کارکنان شده و تمرکز آن‌ها را کاهش داده است. براساس مطالعات انجام شده بر روی ایمیل‌های ۳.۱ میلیون نفر از کارمندان در ۱۶ شهر جهان، در طول همه‌گیری متوسط زمان پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها و شرکت در جلسات آنلاین با رشدی یک ساعته همراه بوده است. از طرف دیگر، بررسی‌ها نشان داده‌اند، به‌طور متوسط، کارمندان هر ۳ دقیقه یک‌بار ارتباط خود را با پیام‌رسان‌های داخلی سازمان‌های خود قطع کرده و بعد از ۲۳ دقیقه ارتباط خود را از سرگرفته‌اند.

با بازگشت به شرایط کار حضوری، لازم است سازمان‌ها سیاست‌های جدیدی را معرفی کرده و فراهم کردن شرایطی را که کارکنان بتوانند با تمرکز مشغول به کار عمیق شوند، در راس اولویت‌های استراتژیک خود قرار دهند. برای دستیابی به چنین اهدافی، شرکت‌هایی نظیر Facebook و AirBnB طرح «چهارشنبه‌های بدون جلسه» را اجرایی کرده‌اند. شرکت Citi هم برنامه «جمعه‌های بدون Zoom» را راه‌اندازی کرده است. البته، این قبیل راه‌کارها در صورتی مفید خواهد بود که کلیه برنامه‌ها و جلسات به تقویم کاری روز بعد کارمندان منتقل نشوند. در واقع، لازم است مدیران ارشد سازمان‌ها لزوم برگزاری کلیه جلسات و حضور کارکنان در همه آن‌ها را مورد بازنگری جدی قرار داده و وقت آزاد بیش‌تری را برای کارکنان در نظر بگیرند.

۵- زمان کافی برای بازیابی توان روحی و بهبود روانی کارکنان در نظر بگیرید.

بعضی وقت‌ها، جلوگیری از فرسودگی شغلی نیازمند اتخاذ تصمیمات و انجام اقدامات شدیدتر و اساسی‌تری است. به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها میزان مرخصی‌های با حقوق کارمندان را افزایش داده‌ و به‌صورت دوره‌ای، کارکنان خود را برای مدت چند روز به مرخصی فرستاده‌اند. از این میان، می‌توان به LinkedIn اشاره کرد که با از سرگیری کار حضوری به همه کارمندان خود، یعنی به ۱۶۰۰۰ نفر، یک‌هفته مرخصی باحقوق اختصاص داده است. بسیاری از برندها و سازمان‌های بزرگ نظیر Mozilla، Nike، Hootsuite و IPG Media Brands نیز عینا همین سیاست را پیش گرفته‌اند.

براساس تحقیقات اخیر Deloitte، کارمندانی که به‌اندازه کافی مرخصی نمی‌گیرند از ظرفیت یادگیری پایین‌تری برخوردار بوده و مهارت‌های تفکر انتقادی و همدلی آن‌ها دچار اختلال می‌شود.

سخن آخر

در شرایط بازگشت به کار حضوری، احتمالا بسیاری از سازمان‌ها درباره اتخاذ این قبیل تصمیمات و برداشتن چنین قدم‌هایی شک دارند. با این حال، لازم است بدانید هزینه‌های ناشی از انجام چنین اقداماتی برای سازمان‌ها کوتاه‌مدت بوده و از بسیاری مشکلات بعدی و تحمیل بسیاری از هزینه‌های بزرگ‌تر و طولانی‌مدت‌تر مثل فرسودگی شغلی جلوگیری می‌کند. با پشت سرگذاشتن تجربه هولناک‌ همه‌گیری، اغلب افراد با چالش‌هایی جدی در زمینه سلامت روان دست‌به‌گریبان هستند. در طول این مدت، کارکنان به شکل فزاینده‌ای درگیر انجام بدون توقف برخی وظایف بوده و هرگونه توقف را به‌عنوان شکستی برای بهره‌وری خود پنداشته‌اند. این در حالی است که بهینه‌سازی عملکرد کارکنان سازمان‌ها نیازمند سپری کردن دوره‌های بهبود روانی و ترمیم زیان‌های ناشی از فرسودگی شغلی خواهد بود. به یاد داشته باشید، گرفتن تصمیماتی از این دست و اجرایی کردن آن‌ها در حفظ نیروی کار توانمند و با استعداد، بهبود وضعیت روانی افراد، ارتقا شرایط روحی جامعه و نهایتا رونق کسب‌وکار شما تاثیرگذار خواهد بود. مجموع عوامل یاد شده، بر عملکرد کلی کارمندان یک مجموعه تاثیرگذار خواهد بود.

این مقاله ترجمه‌ای از یک مقاله‌ی مجله‌ی کسب و کار هاروارد، با کمی تغییر است.