حتی اعمال تغییرات کوچک با افزایش مشارکت، به حداکثر رساندن توسعه‌ی کارکنان و هماهنگ نگه‌داشتن تیم‌ها، می‌تواند تأثیر بسزایی در بهره‌وری کاری داشته باشد.

بهره‌وری یا productivity یک معیار است که مشخص می‌کند که چگونه از داشته‌های سازمان خود برای تولید خروجی‌های قابل عرضه به بازار، استفاده می‌کنید. با به‌کارگیری این معیار، نحوه استفاده کارآمد شرکت‌ها از دارایی‌های خود، از جمله افراد را درک می‌کنید. با افزایش بهره‌وری بازی به نفع شما تغییر می‌کند.

طبق مطالعه Pew Research، در دوران کرونا فقر تشدید و رشد طبقه متوسط جهانی متوقف شده است و در این شرایط، بهره‌وری برای سازمان‌ها برای حفظ رقابت و سودآوری عاملی مهم است.

استراتژی‌های بهبود بهره‌وری‌ای که امروزه قابل پیاده‌سازی هستند

کسب‌وکارها و تیم‌های موفق برای به حداکثر رساندن بهره‌وری باید با شرایط لازم منطبق شوند. طبق آمار اداره کار آمریکا، افزایش بهره‌وری نیروی کار منجر به رشد اقتصادی در ایالات متحده شده است. از سال ۱۹۴۷، مشاغل ایالات متحده با وجود افزایش نسبتاً کمی که در ساعات کاری داشتند، ۹ برابر بیشتر کالا و خدمات تولید کرده‌اند. به عبارت دیگر، با افزایش بهره‌وری، شرکت‌ها با همان سطح تلاش کار بیشتری انجام داده‌اند.

عوامل زیادی می‌توانند بر بهره‌وری تأثیر بگذارند، از جمله فرآیندها، اهداف، محیط کار و سلامت جسمی و روانی کارکنان. اما استفاده از تکنیک‌ها و استراتژی‌های خاص برای بهبود بهره‌وری می‌تواند در درازمدت مزایای بیشتری به همراه داشته باشد.

انتظارات را به روشنی مشخص کنید.

سادگی منجر به روشنی و وضوح می‌شود. وضوح، تسلط و اعتماد به نفس ایجاد می‌کند. انتظارات شفاف، مانع از سردرگمی می‌شود. اما به خاطر داشته باشید که همه این‌ها به کیفیت ارتباطات شما بستگی دارد.

برای تقویت بهره‌وری در یک سازمان صرف نظر از محل کار افراد، از ابتدا انتظارات خود را مشخص کنید. انتظاراتی که از کارکنان می‌رود را از نقطه نظر موارد زیر بیان کنید:

• خروجی کار: اقلام قابل تحویل شغل آن‌ها چیست؟ چقدر و تا چه زمان باید آن‌ها را تحویل دهد؟
• فرایندهای کاری: از چه روش‌ها، ابزارها و وسایلی باید برای تحقق انتظارات استفاده کنند؟
• ساعات کاری: چه ساعتی باید گزارش کار تحویل دهند و چه مدتی باید در محل کار باشند؟
• فراوانی ارتباطات: هر چند وقت یکبار باید با همکاران یا سرپرستان مشورت کنند؟
• روش‌های ارتباطی: جلسات تیمی چگونه برگزار می‌شود؟ آیا باید از لیمو یا ابزار همکاری دیگری برای به‌روزرسانی‌ها و بیان سوالات و دغدغه‌هایشان استفاده کنند؟

مشارکت کارکنان را افزایش دهید.

مجموع مشارکت کارکنان، موضوع تأمل‌برانگیزی است. بر اساس تحقیقات گالوپ، تنها ۳۵ درصد از کارکنان آمریکا و ۱۵ درصد از کارکنان سراسر جهان مشارکت فعال دارند. خوشبختانه راهی وجود دارد که پایان داستان را به نفع شما تغییر می‌دهد. گالوپ همچنین در تحقیق خود دریافت که ۷۰ درصد از نوسان در مشارکت افراد در سازمان، به تنهایی به مدیران وابسته است. این بدان معناست که رهبران تأثیر عمیقی بر میزان مشارکت کارکنان و نتایج بهره‌وری آن‌ها دارند.

برای بهبود مشارکت کارکنان:

• تشویق به کار گروهی و ایجاد فرهنگ همکاری
• حمایت از اهداف شغلی و شخصی کارکنان
• برانگیختن خلاقیت و نوآوری با انعطاف‌پذیری در نحوه انجام کار
• ارائه ابزارهای مورد نیاز کارکنان
• بازخود و راهنمایی خواستن از اعضای تیم
• سازماندهی فعالیت‌های تیم‌سازی
• تشویق کارکنان به دادن بازخورد و فیدبک و ایجاد یک اتمسفر آزاد برای ارائه بازخورد
• از کارکنان خود تجلیل کنید، نه فقط از دستاوردهای آن‌ها

آموزش و بازبینی را به صورت پیوسته و مداوم اجرا کنید.

صنعت جهانی آموزش تخصصی در محل کار، میلیاردها دلار ارزش دارد. آمار Statista نشان می‌دهد که از سال ۲۰۰۸ تا ۲۰۱۹، هزینه آموزش در محل کار به ازای هر کارمند در سراسر جهان ۲۰ درصد افزایش یافته است. در سال ۲۰۱۹ هزینه‌های یادگیری و توسعه (Learning & Development) به ازای هر کارمند به طور متوسط ۱،۳۰۸ دلار بود. علت این امر این است که آموزش‌دادن، کارگاه‌ها، صدور گواهینامه‌ها، مرور مطالب و اموری از این دست باعث می‌شود که کارکنان بهترین عملکرد خود را ارائه دهند، که برای دستیابی به اهداف و رشد کلی شرکت بسیار مهم است.

با توجه به افزایش هزینه‌های یادگیری و توسعه، بسیار مهم است که از میزان سرمایه‌گذاری‌های شما کاسته نشود. طبق گزارش هاروارد بیزینس ریویو، «نه‌تنها اکثر آموزش‌های شرکت‌های امروزی بی‌تأثیر است، بلکه هدف، زمان‌بندی و محتوای آموزش نیز دارای اشکال است». افراد مطالب اشتباه را به دلایل اشتباه و در زمان اشتباه می‌آموزند. بنابراین تعجب‌آور نیست که آنها به سرعت آنچه را که یاد می‌گیرند فراموش می‌کنند.

«نه‌تنها اکثر آموزش‌های شرکت‌های امروزی بی‌تأثیر است، بلکه هدف، زمان‌بندی و محتوای آموزش نیز دارای اشکال است». افراد مطالب اشتباه را به دلایل اشتباه و در زمان اشتباه می‌آموزند. بنابراین تعجب‌آور نیست که آنها به سرعت آنچه را که یاد می‌گیرند فراموش می‌کنند.

برای مقابله با این مشکل، استیو گلاوسکی، مدیر عامل شرکتCollective Campus ، پیشنهاد می‌کند که شرکت‌ها از «روش یادگیری ناب – lean learning methodology» استفاده کنند:

• از اصل ۲۰/۸۰ استفاده کنید. به عنوان مثال، هنگام یادگیری یک زبان جدید، روی کلمات و عباراتی تمرکز کنید که در۸۰ درصد مواقع تکرار شده‌اند.
• آموزه‌هایتان را در سناریوهای دنیای واقعی به کار بگیرید. اگر در حال برگزاری کارگاهی در زمینه پایداری کسب و کار هستید، از شرکت‌کنندگان بخواهید تا مفاهیم را با موقعیت‌های واقعی و خاص پیوند دهند، یا از سخنرانان مهمان با تجربه مرتبط دعوت کنید.
• راهنماهای آماده را در برنامه‌های زنده قرار دهید چرا که کارکنان می‌توانند در صورت نیاز به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
• شخصی‌سازی محتوا، ارائه پشتیبانی مداوم، تشویق به یادگیری همتا به همتا و ایجاد دوره‌های کوچک را در دستور کار قرار دهید.

از کمک‌ها و تاثیرهای کارکنان قدردانی کنید.

یکی از راهبردهای بدون شکست جهت راضی نگه‌داشتن کارکنان که منجر به تقویت بهره‌وری نیز می‌شود، تصدیق و قدردانی از عملکرد خوب کارکنان است. گزارشی تحت عنوان «گزارش فرهنگ جهانی ۲۰۲۱» منتشر شده است که نشان می‌دهد شرکت‌هایی که قدردان مشارکت کارکنان هستند و این قدردانی در فرهنگ سازمانی آن‌ها جلوه پیدا می‌کند، نتیجه‌های زیر را می‌گیرند:

• ۴ برابر بیشتر احتمال دارد که کارکنان متعهدی داشته باشند.
• ۲ برابر بیشتر احتمال دارد نسبت به سال قبل افزایش درآمد داشته باشند.
• ۷۳ درصد کمتر احتمال دارد که در سال گذشته کارمندی را اخراج کرده باشند.
• ۴۴ درصد کمتر احتمال دارد کارکنان دچار فرسودگی شغلی شوند.

اگرچه معمولاً افزایش حقوق و مزایای دیگر هیجان‌انگیز است، اما این به رسمیت شناختن نباید همیشه به امور مالی مربوط باشد. از ایده‌های قدردانی و پاداش‌دهی زیر برای کارمندان داخلی و کارکنان دورکار استفاده کنید:

• فرصت‌های یادگیری
• کالاهای تبلیغاتی شرکت
• هدایای متناسب با موقعیت (به عنوان مثال کیت‌های بهداشتی شامل ضدعفونی‌کننده، ماسک و غیره در زمان کرونا)
• بن‌های تخفیف و کارت‌های هدیه
• تجلیل و قدردانی از کارکنان در آغاز جلسات
• قدردانی کارکنان از هم (به عنوان مثال، تابلوهای قدردانی، کلیپ‌های ویدئویی از همکاران و غیره)
• دادن پاداش‌های امتیازی که با آن‌ها می‌توان جای پارک، مرخصی و گفت‌وگوهای رودررو با رهبران را گرفت.

از ابزارها و فناوری‌های مناسب استفاده کنید.

کارکنان برای ارائه بهترین عملکرد خود، باید به ابزارها و تجهیزات مناسب دسترسی داشته باشند. برای اطمینان از استفاده مناسب از ابزارها، به‌ویژه هنگام سروکار داشتن با مشتری، کارمندان و سایر داده‌های حساس، باید استانداردهایی وجود داشته باشد.

از ابزارهای فناوری زیر برای افزایش بهره‌وری استفاده کنید:

• ارتباط و همکاری: با استفاده از گروه‌های لیمو، ارتباطات پروژه شما، از جمله مواردی مانند به‌روزرسانی وضعیت و پرونده‌های کاری، در یک مکان مرکزی قرار می‌گیرد. می‌توانید با استفاده از لیمو به تعداد مورد نیاز گروه ایجاد کنید و پیام‌های گذشته و سایر مطالب را در صورت نیاز جستجو کنید. برای کنفرانس‌های ویدئویی و جلسات از راه دور از تماس تصویری لیمو استفاده کنید تا اعضای تیم شما در ارتباط باشند. با استفاده از قابلیت کارها در لیمو می‌توانید کارهای خود یا همکارانتان را نیز به سادگی بسازید و به آن‌ها محول کنید.
• · پشتیبانی و مدیریت تیکت: اگر با درخواست‌های زیاد مشتریان خود سر و کار دارید، ابزارهایی Jira Management Service به تیم شما کمک می‌کنند تا با ساده ساختن گردش کار پشتیبانی مشتری، مسائل آنان را ردیابی و حل کنید
• حسابداری: با استفاده از نرم‌‌افزار حسابداری پیگیری هزینه و درآمد، تولید صورتحساب، ایجاد گزارش، ارسال یادآوری‌های پرداخت و مدیریت موجودی به صورت خودکار انجام می‌شود.
• مدیریت رمزعبور: پلتفرم‌‍‌هایی مانند LastPass و ۱Password گذرواژه‌های کارکنان را ایمن نگه می‌دارند. اگر تعداد زیادی سامانه در سازمان شما استفاده می‌شود، با به کارگیری سیستم‌های تعریف هویت (IDP) می‌توانید برای تمام حساب‌های کاربری یک کارمند فقط یک نام کاربری و رمز عبور واحد داشته باشید.
• امنیت: برای محافظت از سازمان خود در برابر نقض داده‌ها و ویروس‌های مخرب، جاسوس‌افزارها و ابزارهای تبلیغاتی مزاحم از نرم‌افزارهای حفاظتی مانند McAfee ، Nortonو Kaspersky استفاده کنید.

بهبود بهره وری را در اولویت قرار دهید.

فرآیند بهبود بهره‌وری یک شبه انجام نمی‌شود. اما خبر خوب این است که حتی تغییرات کوچک نیز می‌توانند تأثیر بسزایی داشته باشند. با به‌کارگیری ابزارها و استراتژی‌های مناسب بهره‌وری، می‌توانید سطح مشارکت کارکنان را بالا نگه دارید، آموزش و توسعه را به حداکثر برسانید و همه را در راستای یک هدف مشترک قرار دهید.

این نوشته ترجمه‌ای با تصرف و تلخیص از این مقاله است.