داشتن یک ارتباط کاری خوب با همکارانمان به دلایل زیادی مهم است. اگر نتوانید به طور موثر با همکاران و روسای خود ارتباط برقرار کنید، یادگیری مهارت‌های جدید یا ماندن در کنار یک تیم ارزشمند برای مدت طولانی تقریبا غیر ممکن می‌شود و با گذشت زمان، ممکن است ترفیع، افزایش حقوق و حتی پیشنهادهای کاری جدید را از دست بدهید.
مطالعات نشان می‌دهند که عدم ارتباط می‌تواند مانع از موفقیت شما در کار شود. نوام واسرمن، پروفسور دانشکده مدیریت کسب‌وکار هاروارد، در کتاب «The Founder’s Dillema» می‌گوید: «تخمین زده می‌شود که ۶۵ درصد استارتاپ‌ها به دلیل تعارضات بین افراد شکست می‌خورند».
شکست‌های ارتباطی می‌توانند در اثر طیف وسیعی از عوامل به وجود بیایند؛ از درک نادرست سلسله‌مراتب سازمانی و نقش‌ها و مسئولیت‌های نامشخص گرفته تا کانال‌های ارتباطی بیش‌ازحد یا حتی اختلاف نظر در مورد مؤثرترین راه‌های ارتباط گروهی!
خبر خوب این است که با یادگیری تکنیک‌های جدید می‌توانید ارتباطات کاری خود را بهبود ببخشید، چراکه ارتباط بهتر به معنای عملکرد بهتر برای شما و شرکتتان است.
راه‌های بهبود مهارت‌های ارتباط
از بهترین راهکارهای بهبود مهارت ارتباطی در محل کار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱. همیشه یک طرح کلی از روند ارتباط خود داشته باشید
حتی افراد کارکشته نیز ممکن است به دلیل استرس صحبت یا ارائه‌ی خود را به خوبی انجام ندهند. وقتی استرس دارید، به احتمال زیاد هنگام به یادآوردن کلمات گیر می‌کنید یا نکته مورد نظر خود را فراموش می‌کنید. پس بهتر است از همین الان آماده باشید! از قبل برای برنامه‌ریزی آنچه می‌خواهید بگویید، سرمایه‌گذاری کنید.
ژن زلازنی که به تخصص داشتن در ارائه سخنرانی‌های شرکت مک کینزی معروف است، بر اساس چهار دهه فعالیت حرفه‌ای خود، یک راهنمای ساده برای ارائه‌های موثر ایجاد کرد. او می‌گوید که سه کلید برای برقراری ارتباط موثر با همکاران و جلب توجه آن‌ها وجود دارد:
- هدف: با مشخص کردن هدف اصلی ارائه خود شروع کنید. چه چیزی را می‌خواهید پوشش دهید؟ مخاطب آن کیست و چرا به این موضوع می‌پردازید؟
- اهمیت: چرا این موضوع مهم است؟ چرا مخاطب شما به هر آنچه که می‌خواهید بگویید، اهمیت خواهد داد؟
- پیش‌نمایش: به مخاطب خود پیش‌نمایشی از بقیه صحبت یا ارائه خود نشان دهید.
۲. قبل از ارائه تمرین کنید
اکثر سخنرانان بزرگ، از ابتدا با مهارت سخنرانی متولد نمی‌شوند. آن‌ها به کمک سال‌ها تمرین و بازخورد ساخته شده‌اند. پس برای بهبود ارتباطات، قبل از ارائه یا گفتگوی واقعی، با خود تمرین کنید.
با ضبط ویدئویی جلسات تمرین سخنرانی، می‌توانید فیلم‌ها را بازبینی کنید و تغییرات لازم را در ارائه خود اعمال کنید. وقتی آن را بررسی می‌کنید، می‌توانید حرکات و ترتیب موضوعات خود را تغییر دهید و بخش‌های غیر موثر را حذف کنید.
همانطور که ضبط ویدئویی خود را تماشا می‌کنید، حتما به ارتباطات غیرکلامی یا زبان بدن توجه کنید. چراکه بسیاری از ارتباطات انسانی غیرکلامی هستند. دقیقا دست و بدن شما چه می‌گویند؟ در حین صحبت کردن، همیشه با مخاطب ارتباط چشمی داشته باشید.
۳. به دنبال دریافت بازخورد صادقانه باشید
اگر واقعاً می‌خواهید که ارتباط کاری مؤثرتری داشته باشید، باید بازخورد یا فیدبک دریافت کنید. همکاران می‌توانند به شما کمک کنند تا در مورد اینکه کدام بخش از بیان شما موثر است و کدام بخش باید تغییر کند، تصمیم بگیرید.
برای رسیدن به بهترین نتایج، بازخورد مخاطبان خود را نیز دریافت کنید. برای تبدیل شدن به یک برقرارکننده ارتباط خوب، به اندازه صحبت کردن نیاز به گوش دادن نیز دارید. از طریق گوش دادن به دیگران و بحث‌های به اشتراک گذاشته شده، می‌توانید بهتر همکاری کنید. از مخاطبان در مورد نحوه کیفیت ارائه خود سوال بپرسید و آن‌ها را به دادن پاسخ‌های صادقانه تشویق کنید.
۴. روی مخاطب خود تمرکز کنید
همیشه بر روی مخاطبان خود و آنچه که آن‌ها باید بدانند متمرکز بمانید. چرا در حال حاضر این اطلاعات به آن‌ها مربوط است؟ افراد بیشترین توجه خود را صرف مساله‌هایی می‌کنند به مستقیما بر آن‌ها تاثیر می‌گذارند.
۵. از خدمات مربیگری تیمی و فردی استفاده کنید
اگر همچنان با مسئله ارتباط کاری در محل کار مشکل دارید، بهتر است به دنبال خدمات مربیگری حرفه‌ای باشید. امروزه بسیاری از شرکت‌ها به کارشناسان متخصص، در زمینه کمک به تیم‌ها برای بهبود ارتباطات از طریق تمرین هدایت شده، بازخورد و استراتژی‌های شفاف متوسل شده‌اند. برخی از شرکت‌ها حتی مربیگری رایگان را به‌عنوان یک مزیت شغلی جانبی ارائه می‌دهند.
یک مربی سرشناس همچنین به شما یاد می‌دهد که چگونه تلاش‌های ارتباطی خود را اندازه‌گیری (سنجش) و میزان اثربخشی آن‌ها را تعیین کنید. مربیان باید تکنیک‌ها و ایده‌های ردیابی را واضح تعریف کنند تا نیازی نباشد حدس بزنید که آیا کاری که انجام می‌دهید موثر واقع می‌شود یا خیر!
برای آشنایی بیشتر با مربیگری این مقاله را بخوانید.
۶- از ابزارهای ارتباطی مناسب استفاده کنید
آیا شما یک تیم حضوری دارید یا یک تیم دورکار؟ مناسب بودن یک ابزار ارتباطی، به موقعیت کاری تیم شما بستگی دارد. برای مثال، لیمو به عنوان یک ابزار ارتباطی، به شما این امکان را می‌دهد که اسناد خود را به‌صورت آنلاین به اشتراک بگذارید، چت ویدیویی داشته باشید و با اتصال آن به نرم‌افزارهای دیگر کاری بر روی پروژه‌های مختلف همکاری کنید. ازآنجایی‌که همکاری و ارتباط، لازم و ملزوم یکدیگر هستند، این ابزارها و برنامه‌ها برای در جریان نگه‌داشتن همه افراد مجموعه و در حال انجام وظیفه ضروری هستند.
پلتفرم‌هایی مانند لیمو می‌توانند بسیار به درد شرایط دورکاری بخورند. این نرم‌افزارها مانع از احساس بیگانگی میان اعضای تیم مجازی می‌شوند و روحیه را در سراسر شرکت تقویت می‌کنند. در نتیجه، دیگر لازم نیست نگران ارتباط کاری قطع شده یا منابع هدر رفته باشید.
چهار راه برای بهبود ارتباطات کاری شما با استفاده از لیمو
پیشنهاد می‌کنیم هنگام کار با لیمو، به نکات زیر توجه کنید:
۱. کارکنان را با ماموریت شرکت درگیر کنید
درگیر کردن کارمندان دورکار در اجرای درست ماموریت شرکت شما ممکن است سخت باشد. در واقع، آن‌ها به راحتی می‌توانند انزوا و ناهماهنگی خود را با دیگر کارکنان حاضر در دفتر یا حتی سایر همکاران دورکار احساس کنند. اگر گروه‌های ارتباطی سازمان‌یافته و مشخص نباشند، این افراد ممکن است ناخواسته به‌روزرسانی‌های مهم را از دست بدهند و عقب بمانند.
لیمو به تیم‌هایی که ترکیبی از کارمندان حضوری و دورکار دارند، این امکان را می‌دهد که در تیم‌ها و پروژه‌ها را در قالب گروه‌ها به خوبی دسته‌بندی کنند. اعلام کردن مایل‌استون‌ها و وظایف در گروه، همه اعضای تیم را بدون توجه به موقعیت مکانی آن‌ها هماهنگ نگه می‌دارد. همچنین به هم‌تیمی‌ها راه‌های فوری‌تری برای تعامل و مشارکت در یک حس هویتی مشترک می‌دهد.
۲. محتواهای درگیرکننده به اشتراک بگذارید
لیمو به شما این امکان را می‌دهد که سبک ارتباطی خود را تغییر دهید تا بتوانید انواع تیم‌ها و شخصیت‌ها را درگیر کنید. برای ارتباط با کارمندان، مشتریان یا کل شرکت، با استفاده از ویدئوها، نظرسنجی‌ها، و اسناد آنلاین توجه افراد را به خود جلب کنید. به اشتراک‌گذاری محتواهای گزیده و جالب توجه‌تر همچنین باعث ایجاد ارتباط مستقیم با رهبران می‌شود.
۳. به افراد کمک کنید تا آنچه را که نیاز دارند به دست آورند
معمولا بسیاری از تیم‌های دورکار، از تعدادی پلتفرم و ابزار آنلاین مختلف استفاده می‌کنند. زمانی‌که به دنبال یک دستورالعمل پی‌دی‌اف یا قرارداد می‌گردید، احتمالا انجام این روش برای شما دست‌وپا‌گیر می‌شود. ازآنجایی‌که لیمو به برخی از این پلتفرم‌های معروف متصل می‌شود، اعضای تیم شما می‌توانند از طریق یک موقعیت مرکزی به همه چیزهایی که نیاز دارند دسترسی داشته باشند.
۴. مدام از کارمندان تقدیر کنید
هنگامی‌که به‌صورت آنلاین کار می‌کنید، قدردانی و تشکر مداوم از کارمندان می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. اما این کار زمان‌بر بخش مهمی از وظایف رهبری است. لیمو به شدت زمان مورد نیاز را کاهش می‌دهد و به شما این امکان را می‌دهد که از طریق چت یا تماس‌های تصویری درون گروه به‌طور مؤثر و گسترده از کارمندان خود قدردانی کنید.
در واقع به کمک کار کردن با همه افراد در یک فضای مشترک، می‌توانید قدردانی عمومی کنید و بلافاصله برای کارهای (بزرگ یا کوچک) به خوبی انجام شده، تشکر کنید. این کار کمک زیادی به صرفه‌جویی در زمان جلسات، ارسال ایمیل‌های مدفون شده و تهیه فهرست‌های فزاینده انجام کارهای روزانه می‌کند.
این نوشته ترجمه‌ای از این مقاله با تصرف و تلخیص است.