رهبران و مدیران در گذشته برای سنجیدن و تبادلِ احساسات یا نیت‌های خود به اشارات فیزیکی (مانند حالات صورت و زبان بدن) متکی بودند. اما انجام این کار در «محیط‌های دورکاری» سخت‌تر است، محیط‌هایی که خوانش و انتقال حالات صورت و اشارات فیزیکی مشکل است.
برخی از تحقیقات، نشان می‌دهند که استفاده از ایموجی‌ها در محیط‌های کاری مجازی به عنوان جایگزینی برای اشارات فیزیکی در حال افزایش است. ایموجی‌ها میتوانند به روشن شدن معنای ارتباطات دیجیتال و همچنین نوع و شدت احساسات بیان‌شده کمک کنند. در عین حال میتوانند یک میدان مینِ میان‌نسلی و فرهنگی نیز باشند. برای مثال، کارمندان نسل Z از همکاران خود به خاطر استفاده از ایموجی «صورت خندان» دلخور می‌شوند. این افراد این ایموجی را به عنوان پوزخندی حاکی از غرور می‌دانند. همچنین تفاوت‌های فرهنگی و جغرافیایی میتواند باعث شود ژستی که برای یک فرد دوستانه تلقی میشود برای فرد دیگری آزاردهنده باشد.
مدیران برای رهبری در محیط کاریِ از راه دور یا چند نژادی باید از این خطرات آگاه باشند و نحوۀ استفادۀ اثربخش از این ایموجی‌ها را بدانند.
۴ شیوه استفاده‌ی خوب از ایموجی‌ها برای رهبران
۱- بینش عمیق‌تری در مورد احساس تیم خود به دست آورید.
وقتی کارمندان در بانک دانسکه (یک شرکت دانمارکیِ فعال در زمینۀ بانکداری و خدمات مالی) برای شرکت در جلسات مدیریتیِ آنلاین وارد سیستم می‌شوند، یک ایموجی را به اشتراک می‌گذارند. اِدواردو مورالس (مدیر محصول در بانک دانسکه) در مورد این موضوع می‌گوید: «جلسات مجازی ما با کسب اطلاع در مورد حالت احساسی شرکت‌کنندگان شروع میشود. هر کدام از ما یک استیکر همراه با نام خود و همچنین یک ایموجی که نشاندهندۀ نوع احساسمان است را ارسال می‌کنیم.» از آنجا که معمولاً بیش از ۴۰ نفر در این جلسات شرکت میکنند، به‌اشتراک‌گذاری ایموجی به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد که با نگاهی سریع به صفحۀ نمایش از حالت احساسی یکدیگر و همچنین حالت احساسیِ جمعی مطلع شوند. مورالس در این باره می‌گوید: «این کار باعث صرفه‌جویی زمانی و غنی‌تر شدن تعاملات میشود. ایموجی‌ها به ما اجازه می‌دهند که طیف وسیع‌تری از احساسات را فرای پاسخ‌های کلامی استاندارد مثل «من خوبم!» بیان کرده و در مورد آن‌ها فکر کنیم.»
وظیفۀ سادۀ انتخاب ایموجی، فرصت خوداندیشی (Self-Reflection) را برای اعضای تیم فراهم می‌کند؛ تأثیر مثبت خوداندیشی روی عملکرد فردی اثبات شده است. افرادی که دارای خودآگاهی بیشتری هستند در زمان بیان احساسات متفکرانه‌تر عمل میکنند، موضوعی که منجر به انتخاب دقیقتر ایموجی برای بیان حالت احساسی مورد نظر میشود.
وظیفۀ سادۀ انتخاب ایموجی، فرصت خوداندیشی (Self-Reflection) را برای اعضای تیم فراهم می‌کند؛ تأثیر مثبت خوداندیشی روی عملکرد فردی اثبات شده است. افرادی که دارای خودآگاهی بیشتری هستند در زمان بیان احساسات متفکرانه‌تر عمل میکنند، موضوعی که منجر به انتخاب دقیقتر ایموجی برای بیان حالت احساسی مورد نظر میشود.
۲- همدلی شناختی در خود ایجاد کنید.
احساسات کارمندان شما داده‌هایی هستند که میتوانند در زمینۀ شناخت چیزهایی که به آن‌ها انگیزه می‌دهد و همچنین نوع تجربۀ کاری آن‌ها به شما کمک کنند. لوک توماس (بینانگذار استارت‌آپِ نرمافزاریِ Friday.app) این سئوال را می‌پرسد: «در حالی‌که تمام افراد دورکاری میکنند، من به عنوان رهبر چطور باید بفهمم که تیم من در حال کار کردن روی چه چیزی است و احساس آن‌ها نسبت به این کار چیست؟» او تصمیم گرفت استفاده از ایموجی‌ها را به عنوان بخشی از فرآیند ورود به سیستم آغاز کند. او از کارمندان ذیل خود می‌خواهد که یک ایموجی را انتخاب کنند که نشان می‌دهد در طول هفته کارها چطور پیش رفته است و سپس این کار را با پرسیدن سئوالاتِ پایان‌باز ادامه می‌دهد، مانند: در این هفته چه کاری خوب پیش رفت؟ بدترین بخش این هفته چه بود؟ آیا کاری وجود دارد که من بتوانم به آن کمک کنم؟
توماس توضیح می‌دهد که این بروزرسانی‌ها به او اجازه می‌دهد که بحث‌های رو در روی غنی‌تری داشته باشد و سپس بر اساس نیازهای کارمندان خود دست به اقدام عملی بزند. او می‌گوید: «من زمان کمتری را صرف بروزرسانی وضعیت و فرآیند ورود به سیستم می‌کنم و زمان بیشتری را به ایجاد روابط بهتر، حذف موانع و مربی‌گری اختصاص می‌دهم.»
۳- در ابراز احساسات مناسب، الگوی دیگران باشید.
احساسات مسری هستند و تحقیقات نشان می‌دهد که ممکن است حتی در عصر دیجیتال بیشتر پخش شوند. مدیریتِ وضعیت و حالت احساسی در رهبری تیم یک بخش حیاتی محسوب میشود و ایموجی‌ها میتوانند به رهبران در زمینۀ بیان و الگوسازی اشارات احساسی مناسب در موقعیت‌های خاص کمک کنند.
یکی از مدیران ارشد یک شرکت جهانیِ محصولات مصرفی توضیح داده است که از ایموجی‌ها و گیف‌ها (GIF) برای ایجاد انگیزه در اعضای تیم خود و همکارانش کمک می‌گیرد: «من از آن‌ها به عنوان “عوامل انرژی‌زا” برای انرژی دادن به تیم خود و تحریک کردن حالات احساسی و رفتارهای مثبت استفاده می‌کنم.» او در یکی از نمونه‌های اخیر توضیح داد که چطور از یک گیف و ایموجی خنده‌آور برای ایجاد لحظه‌ای شاد در یک بحث مالی چالش‌برانگیز در یک چت آنلاین استفاده کرد. ایموجی میتواند بحث را به سمتی مثبت‌تر هدایت کرده و به عنوان یک عامل انتقال عمل کند.
رهبران میتوانند روی فرهنگ احساسی یک سازمان بسیار اثرگذار باشند. استفاده از ایموجی‌هایی که نشاندهندۀ احساسات مثبت در محیط کاری هستند (مانند خوشحالی، غرور، اشتیاق و خوش‌بینی)، اولین قدم برای رهبرانی محسوب میشود که به دنبال الگوسازی اثربخشِ از ایموجی‌ها هستند.
رهبران میتوانند روی فرهنگ احساسی یک سازمان بسیار اثرگذار باشند. استفاده از ایموجی‌هایی که نشاندهندۀ احساسات مثبت در محیط کاری هستند (مانند خوشحالی، غرور، اشتیاق و خوش‌بینی)، اولین قدم برای رهبرانی محسوب میشود که به دنبال الگوسازی اثربخشِ از ایموجی‌ها هستند.
۴- فرهنگ شرکت خود را تقویت کنید.
سازمان‌ها دارای فرهنگ‌های احساسی هستند که میتوانند روی هر چیزی از رضایت کارمندان گرفته تا فرسودگی روانی (در اثر کار زیاد) و عملکرد مالی اثرگذار باشند. ایموجی‌ها میتوانند در ارتباطات روزانه منعکس‌کنندۀ فرهنگ سازمان شما باشند و باعث تقویت آن شوند.
یکی از مدیران یک شرکت جهانی فعال در زمینۀ فروش اثاثیۀ خانه این مطلب را به اشتراک گذاشته است: «فرهنگ شرکت ما بسیار خوشایند و دوستانه است – ما همدیگر را بسیار بغل می‌کنیم.» بعد از اینکه قرار شد مدیران این شرکت از راه دور کار کنند، مجبور شدند روش جدیدی را برای بیان این جنبه از فرهنگ خود (بغل کردن) پیدا کنند. یکی از مدیران این شرکت به ما گفت: «امکان ندارد که ما حتی یک جلسه را بدون ارسال ایموجی و گیف به اتمام برسانیم.» اگر فرهنگ احساسیِ سازمان پرهیجان و پرحرارت باشد (مانند مثال بالا)، می‌توان آزادانه از ایموجی‌ها و بدون نیاز به تعیین قاعده توسط رهبر استفاده کرد.
رهبران در فرهنگ‌های کاری دیگر از ایموجی‌ها برای تقویت ارزش‌های بنیادی سازمان خود استفاده میکنند. یک نمونه در این زمینه شرکت دوپونت (فعال در زمینۀ علم مواد) است. لوری گتلفینگر، یکی از رهبران این برند جهانی پیشتاز، این‌گونه توضیح می‌دهد: «ما تمایل داریم سپاس‌گزاری و قدردانی خود را به یکدیگر نشان دهیم، بنابراین غالباً از ایموجی “دست زدن” برای قدردانی از دستاوردهای افراد استفاده می‌کنیم.»
زمانی را برای سنجیدن فرهنگ احساسی سازمان خود اختصاص دهید که ممکن است در بیانیۀ مأموریت‌ها، ارزش‌ها و رفتارهای روزانه مدون شده باشد. سپس در مورد علامت‌های دیجیتال مانند ایموجی‌ها فکر کنید که میتوانند به تقویت فرهنگ احساسی کمک کنند.
احتمال دلخوری یا رنجش را به حداقل برسانید.
اگر شما در زمینۀ استفاده از ایموجی‌ها در محیط کاری تازه‌کار هستید یا در این مورد شک دارید، ما توصیه می‌کنیم که به جای استفاده از ایموجی‌هایی که بیانگر احساسات پیچیده هستند (مانند خندیدن همراه با گریه)، کار خود را با ایموجی‌های ساده (مانند شست دست به نشانۀ موافقت) شروع کنید تا احتمال دلخوریِ ناشی از استفاده از یک ایموجی کاهش پیدا کند.
دلخوری یا رنجش معمولاً از تفسیر نادرست یک ایموجی ارسال‌شده یا عدم درک معنای واقعی یک ایموجی ناشی میشود. برای مثال، اگر یک مدیر ایموجی‌ای را ارسال کند که در آن دو دست در کنار یکدیگر قرار گرفته‌اند، آیا ایموجی به معنای سپاس‌گزاری است؟ آیا به معنای درخواست مساعدت است؟ یا به معنای نیایش است؟ و آیا ایموجیِ صورت خندان و دو دست، به نشانۀ سلام دوستانه و یا در آغوش گرفتن است؟ اگر مطمئن نیستید، بهتر است که از این ایموجی استفاده نکنید. در این شرایط از چیزی صریح‌تر که امکان تفسیر آن وجود ندارد، استفاده کنید.
اگر شما در زمینۀ استفاده از ایموجی‌ها در محیط کاری تازه‌کار هستید یا در این مورد شک دارید، ما توصیه می‌کنیم که به جای استفاده از ایموجی‌هایی که بیانگر احساسات پیچیده هستند (مانند خندیدن همراه با گریه)، کار خود را با ایموجی‌های ساده (مانند شست دست به نشانۀ موافقت) شروع کنید تا احتمال دلخوریِ ناشی از استفاده از یک ایموجی کاهش پیدا کند.
کارمندان احساسات را خود در دفتر شرکت یا اتاق اپلیکیشن زوم بررسی نمی‌کنند. زمانی که شما در یک فضای مجازی مشغول رهبری و مدیریت هستید، فهمیدن احساسات میتواند دشوارتر باشد. استفاده از ایموجی‌ها میتواند به مدیران در زمینۀ برقراری ارتباط با کارمندان و تقویت فرهنگ احساسی سازمان کمک کند.
حال که فایده‌ی استفاده از ایموجی را می‌دانید، از استفاده از آن در لیمو غافل نشوید!
در لیمو در هر کجای پیام‌هایتان می‌توانید از ایموجی‌های مختلف استفاده کنید. علاوه بر متن پیام‌ها، می‌توانید با ایموجی در زیرپیام‌ها واکنش اضافه کنید. حال که متوجه فایده‌ی استفاده از ایموجی‌ها شده‌اید، از استفاده از آن‌ها در لیمو غافل نشوید.
این نوشته ترجمه‌ای بود با کمی تغییر از این مقاله‌ی HBR.