تا همین چند سال پیش وقتی صحبت از ارتباط کاری میان کارمندان یک سازمان می‌شد، چیزی جز ارتباط حضوری و شفاهی و در بهترین حالت ارتباط تلفنی به ذهن ما نمی‌آمد. برای ارتباطات رسمی و اداری هم، نامه‌نگاری تنها روش موجود بود.
از یاد رفتن صحبت‌ها، نبود امکان مستندسازی بحث‌های شفاهی، عدم امکان مباحثه جمعی در تعداد بالا و وقت‌گیر بودن این روش‌ها، مشکل همیشگی ارتباطات سازمان به روش سنتی بود. نامه‌نگاری‌های رسمی هم جز برای امور دستوری و اداری که نیاز به ثبت و رسمیت داشتند، کارساز نبود. سازمان‌ها یا باید کارمندان خود را مجبور به محدود کردن همه‌ی ارتباطات در نامه‌های رسمی می‌کردند؛ که نتیجه‌ی آن کند و بروکراتیک شدن ساده‌ترین فرآیندهای یک سازمان بود؛ یا باید اجازه می‌دادند تا کارمندان ارتباطات غیردستوری و اداری را به صورت شفاهی و تلفنی انجام دهند که در این صورت باید سخت شدن پیگیری کارها و همکاری میان کارمندان را به جان می‌خریدند.
ظهور سیستم‌های اتوماسیون اداری: پیچیده، همچنان سنتی و ناکارآمد
با گذشت سالیان، نرم‌افزارهای اتوماسیون و مکاتباتی در سازمان‌های ایرانی ظهور کردند که کار نامه‌نگاری را الکترونیکی می‌کردند. در واقع هیچ تغییر شگفت‌انگیز و نوآورانه‌ای اتفاق نیفتاده بود. همان نامه‌نگاری کاغذی صرفا در صفحه‌ی کامپیوترهای سازمان انجام می‌شد. حتی با وجود چنین سیستم‌هایی، باز هم بسیاری از سازمان‌ها، نامه‌ها را از خروجی این سیستم‌ها پرینت می‌گرفتند و به امضای مدیران می‌رساندند. شاید بتوان گفت اصلی‌ترین مزیتی که این سیستم‌ها ایجاد کردند، بایگانی راحت‌تر نامه‌ها بود. البته سازندگان این سیستم‌ها، پس از مدتی ماژول‌های چت و ارتباط متنی را نیز به امکانات سامانه‌های خود اضافه کردند. این ماژول‌ها گرچه توانستند بخشی از بار ارتباطات غیراداری را به دوش بکشند، اما به دلیل چابک نبودن، محدودیت در ارتباطات گروهی و سختی استفاده از آن‌ها بر روی موبایل، همچنان نتوانستند ارتباطات کاری را به شکل قابل توجهی بهبود بخشند.
با گذشت سالیان، نرم‌افزارهای اتوماسیون و مکاتباتی در سازمان‌های ایرانی ظهور کردند که کار نامه‌نگاری را الکترونیکی می‌کردند. در واقع هیچ تغییر شگفت‌انگیز و نوآورانه‌ای اتفاق نیفتاده بود.
ایمیل‌های سازمانی: جدیدتر و چابک‌تر از اتوماسیون، اما نامرتب و شلوغ
در حالی که سازمان‌های ایرانی مشغول پیاده‌سازی سیستم‌های اتوماسیون بودند، سازمان‌های پیشرو دنیا به استفاده از سیستم‌های ایمیل سازمانی روی آورده بودند. برخی از شرکت‌های بزرگ دنیا مانند Microsoft و Google سرویس‌های حرفه‌ای ایمیل سازمانی خود را معرفی کرده بودند. ایمیل سازمانی قطعا از ابزارهای مکاتبات ایرانی، راه‌حل بهتری بود. این فناوری چابک‌تر بوده، تنظیمات پیچیده‌ی سیستم‌های مکاتبات را نداشت و موضوع احراز هویت در سازمان‌ها را بهتر حل می‌کرد. اما ایمیل‌ها هم نمی‌توانستد ارتباطات را به بهترین نحو دسته‌بندی کنند. استفاده از لیست‌های ایمیل روش مناسبی برای ارتباط گروهی نبود. ایمیل زدن همچنان چابک‌ترین روش ممکن برای ارتباط به شمار نمی‌رفت. گرچه باید گفت که شاید بهترین روش برای ارتباطات کاملا رسمی و اداری استفاده از ایمیل‌های سازمانی است.
ایمیل زدن همچنان چابک‌ترین روش ممکن برای ارتباط به شمار نمی‌رفت. گرچه باید گفت که شاید بهترین روش برای ارتباطات کاملا رسمی و اداری استفاده از ایمیل‌های سازمانی باشد.
برخی از راهکارهای معروف ایمیل سازمانی
شبکه‌های اجتماعی سازمانی: دمیدن جانی دوباره در ارتباطات چابک سازمانی
با شروع قرن ۲۱، به تدریج ابزارهایی نرم‌افزاری ظهور کردند که به آن‌ها شبکه‌های اجتماعی سازمانی (Enterprise Social Network یا ESN) گفته می‌شود. این شبکه‌ها هرکدام اهداف متفاوتی داشتند. هرکدام از آن‌ها بر موضوع مشخصی تمرکز بیشتری داشت. اما می‌توان گفت که همه‌ی این شبکه‌ها سعی می‌کردند موارد زیر را کمابیش پوشش دهند:
- اطلاع‌رسانی‌های عمومی در یک سازمان
- محل تعامل و ارتباط سریع، چابک و کم‌تر رسمیِ اعضای یک سازمان
- محل به اشتراک‌گذاری فایل‌ها، عکس‌ها و فیلم‌ها
- مستندسازی دانش سازمانی
- اشتراک اخبار و رخدادهای سازمان
ابزارهایی همچون Bloomwire، Yammer، Stride، Basecamp، Skype for Business، Microsoft Teams، Slack، Facebook workplace و Jive، از شبکه‌های اجتماعی معروف سازمانی هستند که البته برخی از آن‌ها مانند Stride سال‌ها پیش به کار خود پایان دادند.
برخی از شبکه‌های اجتماعی سازمان معروف
و در نهایت: همه‌گیری پیام‌رسان‌های سازمانی و تیمی
در چند سال اخیر، دسته‌ای از شبکه‌های اجتماعی سازمانی، با تعریف هویت خود حول ارتباطات متنی (چت) در قدم اول و ارتباطات غیر متنی (مانند تماس‌های تصویری/ صوتی) در قدم بعد از یک طرف و از طرف دیگر با تلاش برای تبدیل شدن به ابزار مرکزی سازمان از طریق اتصال به همه‌ی ابزارهای دیگر سازمان، خود را با عنوان پیام‌رسان‌های سازمانی یا تیمی یا Team Communication Platform، Team Messaging Application و Business Messaging Application مطرح کرده‌اند. فناوری پیام‌رسان سازمانی با ظهور Slack در سال ۲۰۱۴ و رشد چشم‌گیر آن و پس از آن با ظهور ابزارهایی مانند Microsoft Teams تا به امروز ادامه پیدا کرده و توانسته است انواع دیگر شبکه‌های اجتماعی سازمانی را کاملا به حاشیه ببرد. اسلک خود را اینگونه معرفی می‌کند: It’s a new way to communicate-faster than E-mail and more focused than chat.
اما پیام‌رسان‌های سازمانی چه مزیتی به سازمان اضافه می‌کنند و چرا تا این حد در دنیا رشد کرده‌اند؟
- آن‌ها سریع و چابک هستند. به همان سرعت پیام‌رسان‌های اجتماعی مانند تلگرام و واتس‌اپ.
- استفاده از آن‌ها در دستگاه‌های موبایل بسیار راحت‌تر است. نرم‌افزارهای اتوماسیون و ایمیل‌های سازمانی، برای استفاده در موبایل بهینه نیستند.
- پیام‌رسان‌های سازمانی مانند پیام‌رسان‌های اجتماعی سریع هستند اما مشکل عدم تمرکز آن‌ها را ندارند. در پیام‌رسان‌های سازمان، کار و زندگی شما از هم جدا هستند و کارمندان سازمان، تحت هویت سازمانی خود در آن‌ها فعالیت می‌کنند.
- پیام‌رسان‌های سازمانی معمولا چتِ بهینه‌تری دارند. پیام‌رسان‌های اجتماعی مانند تلگرام، بحث‌های موازی کاری در گروه‌ها را به خوبی از هم جدا نمی‌کنند. پاسخ‌های مختلف در محل‌های مختلف گروه باعث می‌شود که بحث‌ها گم شده و پیگیری آن‌ها سخت‌تر شود. بسیاری از پیام‌رسان‌های سازمانی سعی کرده‌اند با دسته‌بندی و جدا کردن بحث‌ها این مشکل را حل کنند.
- پیام رسان‌های سازمانی می‌توانند تماس‌ها و جلسات آنلاین کاری را در قالب گروه‌ها و تیم‌های کاری، بهتر مدیریت کنند.
- پیام رسان‌های سازمانی فقط پیام‌ها را بین افراد رد و بدل نمی‌کنند. آن‌ها می‌توانند به ابزارها و نرم‌افزارهای دیگر سازمان وصل شوند و نوتیفیکیشن‌ها و اتفاقات آن‌ها را به صورت پیام به افراد منتقل کنند یا حتی از کارمندان سازمان دستوراتی دریافت کرده، بر اساس آن‌ها در نرم‌افزارهای دیگر تغییراتی اعمال کنند.
- آن‌ها دسترسی‌های مدیریتی و تحلیلی پیشرفته‌ای دارند. به مدیران اجازه می‌دهند تا دسترسی کارمندان به قابلیت‌های مختلف را کنترل کنند و داشبوردهایی در اختیار مدیران قرار می‌دهند که وضعیت عملکرد سازمان را نمایان می‌سازند.
با همه‌ی این تفاسیر می‌توان ادعا کرد که پیام‌رسان‌های سازمانی از یک طرف کندی و پیچیدگی سیستم‌های سنتی اتوماسیون اداری و ایمیل سازمانی را حل کرده‌اند و از طرف دیگر نابهینگی‌های سیستم‌های جدید پیام‌رسان اجتماعی مانند تلگرام و واتس‌اپ را برای ارتباطات حرفه‌ای از بین برده‌اند. البته شاید کلمه‌ی «سازمانی» این حس را به شما منتقل کند که ما در مورد نیاز سازمان‌های بزرگ چندصد یا چندهزار نفره صحبت می‌کنیم. اما این پیام‌رسان‌ها می‌توانند به خوبی نیازهای تیم‌های کوچک و متوسط را نیز حل کنند؛ تا جایی که مشتریان اصلی برخی از پیام‌رسان‌های سازمانی، این دسته از کسب و کارها هستند؛ چرا که موضوع چابکی در ارتباطات، معمولا در کسب و کارهای کوچک و متوسط اهمیت بالاتری دارد.
برخی از پیام‌رسان‌های سازمانی
شرایط در ایران چگونه است؟
بسیاری از سازمان‌های بزرگ ایرانی همچنان از عدم چابکی در ارتباطات سازمانی رنج می‌برند. ساختارهای سازمانی نامتناسب یا دلایلی مانند فرهنگ سازمانی نابالغ، استفاده از سیستم‌های پیام‌رسان سازمانی را در آن‌ها سخت کرده است. اما خوشبختانه با رواج استفاده از پیام‌رسان‌های اجتماعی و توسعه‌ی دورکاری بعد از همه‌گیریِ بیماری کرونا، احساس نیاز جدی به ابزاری چابک و مناسب برای شرایط دورکاری در سازمان‌های بزرگ ایرانی به وجود آمده است.
وضعیت در شرکت‌های کوچک و متوسط و به ویژه شرکت‌های استارتاپی، نرم‌افزاری و نوآور ایرانی بسیار بهتر است و بسیاری از آن‌ها از یکی از سرویس‌های پیام‌رسان سازمانی استفاده می‌کنند.
لیمو به عنوان یک پیام‌رسان سازمانی
تیم ما در اوایل سال ۹۷ با مشاهده‌ی روند استفاده از پیام‌رسان‌های سازمانی در جهان و مشکلات پیام‌رسان‌های خارجی برای کاربران ایرانی، تصمیم به تاسیس استارتاپ لیمو و توسعه‌ی نرم‌افزار لیمو به عنوان پیام‌رسان سازمانی/ تیمی گرفت. البته تعریف کامل‌تر لیمو «ابزار تعاملات سازمانی» است. سیستم‌های خارجی مانند اسلک، با توجه به نرخ بالای دلار، دارای نسخههای پولی گران‌قیمتی برای شرکت‌های ایرانی هستند. از طرفی بسیاری از آن‌ها کاربران ایرانی را تحریم کرده‌اند. این نرم‌افزارها معمولا برای زبان فارسی و کاربر ایرانی مناسب‌سازی نشده‌اند. علاوه بر این مشکلات، شرکت‌های ایرانی نیازهایی دارند که مخصوص به خودشان است و با نیازهای شرکت‌های خارجی متفاوت است. جایگزین‌های متن‌باز مانند Mattermost هم سربار نصب، نگه‌داری و به‌روزرسانی بالایی دارند و در نسخههای رایگان آن‌ها خبری از امکانات پیشرفته‌تر مانند تماس تصویری یا پنل مدیریتی نیست. بنابراین به این نتیجه رسیدیم که جای خالی یک سیستم تعاملات سازمانی ایرانی را باید پر کنیم و به زبانی ساده آن را پیام‌رسان سازمانی یا تیمی نامیدیم.
تا به امروز تلاش کرده‌ایم بر موضوع ارتباطات کاری حرفه‌ای تمرکز کنیم و در کنار آن، لیمو را تبدیل به ابزار یکپارچه‌ساز دیگر نرم‌افزارهای کاری کنیم. لیمو به تازگی حرکت خود را به سمت حل نیازهای جدید مانند برخی نیازهای حوزه‌ی مدیریت کارها – البته با حفظ هویت ارتباطی – شروع کرده است.
شما می‌توانید همین امروز در لیمو به صورت رایگان ثبت‌نام کنید. برای ورود به نسخه‌ی وب لیمو به آدرس https://web.limoo.im و برای دانلود نسخه‌ی اندروید لیمو به صفحه‌ی کافه‌بازار لیمو مراجعه نمایید.
