بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها و تیم‌ها از واتساپ یا تلگرام به عنوان ابزار ارتباط سازمانی خود استفاده می‌کنند. این سازمان‌ها گروه‌های مختلف کاری خود را در این ابزارها تشکیل می‌دهند و کارمندان آن‌ها در این گروه‌ها یا به صورت مستقیم با همکاران خود چت می‌کنند. درست است که این ابزارها، نسبت به ابزارهای سنتی مانند ایمیل‌های سازمانی یا نامه‌نگاری مزایایی مانند چابکی و امکاناتی مانند تماس تصویری دارند، اما به دلایلی که در ادامه خواهیم گفت، این دو ابزار و به طور کلی، پیام‌رسان‌های اجتماعی، ابزارهای مناسبی برای ارتباطات کاری یک سازمان نیستند:
۱- کار و زندگی اعضای سازمان در واتساپ و تلگرام جدا نیست!
شاید فکر کنید که این مساله اصلا یک مشکل نیست. اما واقعیت این است که وقتی گروه‌ها و پیام‌های کاری در کنار مکالمات و گروه‌ها شخصی و کانال‌های خبری یا سرگرمی قرار می‌گیرند، نتیجه چیزی جز از بین رفتن تمرکز کارمندان و اعضای یک تیم نیست. وقتی یک سازمان یا شرکت به صورت رسمی یا غیررسمی از Whatsapp یا Telegram به عنوان ابزار ارتباط داخلی خود استفاده می‌کند، باید انتظار این را داشته باشد که وقتی اعضای سازمان به پیام‌های کاری خود جواب می‌دهند، سری هم به کانال‌های خبری بزنند و به پیام‌های خانواده و دوستان خود جواب دهند. و طبیعی است که ممکن است آنقدر حواسشان پرت می‌شود که یادشان برود این اپلیکیشن‌ها را باز کرده بودند تا پیامی در یک گروهی کاری ارسال کنند یا کاری را پیگیری نمایند.
ما در لیمو تجربه‌ی صحبت با تعداد زیادی از اعضای سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف را داشته‌ایم. گرچه هنوز بسیاری از مدیران متوجه این مساله به عنوان یک مشکل نشده‌اند، اما بسیاری از کارمندان رده‌های میانی و پایه، معمولا از اینکه پیام‌های کاریشان هم در واتساپ و تلگرام است، خوشحال نیستند. تمرکز کم‌تر کارمندان یک سازمان، یعنی تاثیر منفی در عملکرد و بهره‌وری آن‌ها و عملکرد نابهینه‌ی اعضای سازمان یعنی تاثیر مستقیم منفی در درآمد و رشد سازمان. اگر در سازمان شما از این دو ابزار استفاده می‌شود، از اینکه برخی از کارها پیگیری نمی‌شوند، نتایج برخی از پیام‌ها گم می‌شود و همه احساس شلوغی و درهم و برهم بودن دارند، تعجب نکنید!
۲- مفهوم سازمان، شرکت یا موسسه در این ابزارها وجود ندارد!
درست است که در واتساپ و تلگرام، گروه وجود دارد و فولدربندی هم در تلگرام ارائه شده است. اما خبری از مفهومی مشابه سازمان، فضای کاری یا شرکت در این ابزارها نیست. سازمان‌ها نیاز دارند تا مرزهای خود را در نرم‌افزارها دقیق‌تر مشخص کنند و اعضایشان داخل محدوده‌ی سازمان فعالیت نمایند. گروه‌های واتساپ و تلگرام برای این کار کافی نیستند چون معمولا یک سازمان ده‌ها گروه مختلف نیاز دارد که همگی ذیل آن سازمان قرار گرفته باشند.
وقتی شما مفهوم سازمان را در ابزار ارتباطی داشته باشید، راحت‌تر می‌توانید اعضای سازمان، گروه‌های مختلف و سطوح دسترسی را مدیریت کنید. مثلا با یکبار حذف یک عضو از یک سازمان، از تمام گروه‌هایی که در آن عضو بوده است حذف گردد و مجبور نباشید تا یکی یکی او را از گروه‌ها عضو کنید. داشتن این قابلیت در ابزار ارتباطی سازمان، اجازه می‌دهد تا محدودیت‌های احراز هویت مانند احراز هویت دوعاملی، یکپارچه‌سازی‌ها با دیگر نرم‌افزارهای کاری، تعریف گروه‌های کاربری و مسائلی از این دست که مختص سازمان‌ها یا کسب و کارها هستند به راحتی در دسترس سازمان‌ها باشند.
۳- چت در Whatsapp و Telegram برای کار کردن بهینه نشده است.
تا حالا شده است که صبح که از خواب بیدار می‌شوید، یک گروه کاری را ببینید که چند ده یا حتی چندصد پیام جدید در آن ارسال شده است؟ معمولا چه کاری انجام می‌دهید؟ اگر کمی فکر کنید متوجه می‌شوید دو گزینه بیشتر ندارید. یا ناچارید تک تک پیام‌ها را بخوانید یا اینکه از خیر خواندن دقیق پیام‌ها بگذارید و تا آخر گروه اسکرول کنید. دلیل این مساله این است که این اپلیکیشن‌ها، بحث‌های جداگانه و موازی کاری در گروه‌ها را از هم جدا نمی‌کنند. در میانه‌ی یک بحث، بحث‌های دیگری شروع می‌شود و ادامه پیدا می‌کند. پاسخ (Reply) به پیام افراد ممکن است با فاصله‌ی ده‌ها پیام بعد توسط یک عضو دیگر گروه انجام شود و محلی وجود ندارد که همه‌ی جواب‌های یک پیام را یکجا ببینید. در حالی که در یک فضای کاری کارمندان نیاز دارند تا بتوانند بحث‌های موازی را از هم جدا کنند و بر اساس اولویت، آن‌ها را بررسی و نظر خود را در آن‌ها اعلام کنند. مشکلات دیگر مانند عدم امکان دسته‌بندی پیام‌ها از نظر نوع آن‌ها، نبود قابلیت‌هایی برای پیگیری سریع پیام‌ها و … از مشکلات سیستم چت در این ابزارها است.
۴- اتصال و یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارهای کاری، قابلیتی که واتساپ ندارد و در تلگرام مناسب سازمان‌ها نیست.
متصل شدن به دیگر نرم‌افزارها یا ابزارهای کاری (Integration) قابلیتی است که می‌تواند ابزار ارتباطی یک سازمان را به نقطه‌ی واحدی برای اطلاع و آگاهی از اعلانات و اتفاقات دیگر نرم‌افزارها تبدیل کند. اگر کمی پیشرفته‌تر هم پیاده شود، می‌تواند بستر پیام‌رسانی را تبدیل به محلی برای کنترل دیگر نرم‌افزارهای کاری کند. در ساده‌ترین حالت، سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توانند رخدادهای وبسایت‌های خود، ایمیل‌های کاری کارمندان، نامه‌های وارده در سیستم‌های اتوماسیون و … را در لحظه در پیام‌رسان سازمانی خود دریافت کنند.
در واتساپ اساسا خبری از امکان یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر نیست. تلگرام در این موضوع وضعیت بسیار بهتری دارد و زیرساخت ایجاد بات‌های مختلف با رابط‌های کاربری بسیار مناسب را ارائه داده است. اما مشکل تلگرام هم در این است که نداشتن مفهوم سازمان، این یکپارچه‌سازی‌ها را ناقص می‌کند. در تلگرام بات‌ها باید جداگانه و تک به تک به گروه‌ها اضافه شوند و شاید کارایی کافی را برای یک سازمان، مخصوصا در حالتی که بخواهد بات‌ها و یکپارچه‌سازی‌های زیادی داشته باشد، ایجاد نکند.
۵- ساده‌ترین دلیل: تلگرام و واتساپ اساسا برای ارتباطات داخلی سازمان‌ها ساخته نشده‌اند.
برای همه‌ی ما، تلگرام یکی از بهترین نرم‌افزارهایی است که در عمر خود با آن کار کرده‌ایم. از نظر کیفیت، سرعت، تنوع قابلیت‌ها، کم‌تر نرم‌افزاری را مشابه تلگرام دیده‌ایم. واتساپ هم گرچه فاصله‌ی بسیاری دارد، اما خیلی از اوقات کار ما را راه انداخته است و رضایت نسبی از آن داریم. با وجود این نکته، واقعیت این است که این دو ابزار، اساسا نرم‌افزارهایی هستند که برای کاربردهای اجتماعی ساخته شده‌اند و رفع بسیاری از نیازهای محیط‌های کاری برای آن‌ها اولویتی نداشته است. البته آینده را نمی‌توانیم پیش‌بینی کنیم و شاید این دو نرم‌افزار و سایر پیام‌رسان‌های اجتماعی هم به این نتیجه برسند که قابلیت‌های پیشرفته‌ی ویژه‌ی محیط های کاری را نیز ارائه دهند.
در شرایطی که سازمان‌ها برای عمده‌ی کارهای خود از نرم‌افزارهای حرفه‌ای سازمانی استفاده می‌کنند، منطقی است که برای ارتباطات خود نیز به دنبال ابزارهایی بگردند که برای امور سازمانی و شرکتی طراحی و بهینه شده‌اند.
پس چاره چیست؟
هنوز هم بسیاری از مدیران ارشد، به جدی بودن مشکل ابزارهای غیرحرفه‌ای پی نبرده‌اند. شاید یکی از دلایل این مشکل این است که برای برخی از مدیران، ارتباطات کاری بیشتر از اینکه با اعضای سازمان خودشان باشد، با شرکا و مشتریان خارج سازمان و از طریق واتساپ و تلگرام است. اما باید به این مدیران یادآوری کرد که سرویس‌دهی خوب به مشتریان و شراکت موفق با شرکا، در گرو چابکی و عملکرد کارکنان خود آن‌ها است و در شرایطی که یک ابزار ارتباطی حرفه‌ای در اختیارشان قرار نگرفته باشد، دست و پنجه نرم کردن با مشکلات ابزارهای غیرحرفه‌ای طبیعی خواهد بود.
قبلا در این مقاله، ابزارهای «پیام‌رسان سازمانی» را معرفی کرده بودیم. گفتیم که این ابزارها آنقدرها هم جدید نیستند و سال‌هاست که در همه جای دنیا، شرکت‌ها و سازمان‌های پیشرو از پیام‌رسان‌های سازمانی استفاده می‌کنند. در ایران اما هنوز استفاده از این ابزارها بلوغ بسیاری نیافته است و جای کار بسیاری برای شناخته‌شدن و استفاده از این ابزارها وجود دارد.
لیمو هم یکی از پیام‌رسان‌های سازمانی است که مشکلاتی که نام بردیم را رفع می‌کند. فضاهای کاری در لیمو مختص سازمان‌ها، شرکت‌ها یا دپارتمان‌ها هستند و خبری از ارتباطات شخصی، دوستانه و خانوادگی در آن‌ها نیست تا تمرکز را برهم بزند. چت در لیمو با استفاده از رشته‌پاسخ، برچسب‌های رنگی، پیامک‌های فوری و قابلیت‌های دیگر بهینه شده است. مخزن بات‌ها و زیرساخت ایجاد بات در لیمو تجربه‌ای مناسب از یکپارچه‌سازی‌های سازمانی را ارائه می‌دهد. از طرف دیگر اگر دغدغه‌ی ارتباط با مشتریان و شرکای خود از طریق واتساپ یا تلگرام را دارید، نگران نباشید! بات‌های واتساپ و تلگرام در لیمو را از مخزن بات‌ها نصب کنید و پیام‌های آن‌ها را در لیمو دریافت و به آن‌ها جواب دهید.
اگر با خواندن این مقاله، مشکلات تلگرام و واتساپ برای ارتباط کاری برای شما شفاف شده است، همین الان در لیمو رایگان ثبت‌نام و شروع به استفاده کنید.
