ارتباط سازمانی موثر برای موفقیت هر کسب‌وکاری حیاتی است. وجود چنین ارتباطی علاوه بر تاثیر گذاشتن روی خروجی کار، باعث تقویت تعهد کارمندان، همکاری بین آن‌ها و به طور کلی رضایت‌مندی در محل کار می‌شود.
ارتباط سازمانی شامل انواع مختلفی از ارتباطات می‌شود: نوشتاری و گفتاری، رسمی و غیر رسمی. اطمینان از به کار گیری یک استراتژی موثر، نکته‌ای کلیدی در رشد و موفقیت کسب‌وکار است. در ادامه به بررسی ۵ استراتژی کلیدی در بهبود ارتباطات سازمانی می‌پردازیم.
توصیه‌های کلیدی برای بهبود ارتباطات سازمانی
۱.مخاطب خود را بشناسید
فهم درست از نوع مخاطب هنگام هر گونه ارتباط سازمانی ضروری است. شناخت درست از مخاطب باعث می‌شود تا بتوانید ارتباط موثرتری با ایشان برقرار کنید. چنین ارتباطی باعث می‌شود که بتوانید اطلاعاتی را که به آن‌ها مربوط می‌شود و برای‌شان حائز اهمیت است به راحتی انتقال دهید.
به طور مشابهی، داشتن رویکرد همدلانه در رهبری، شما را در برقراری روابط محکم و معنی‌دار با کارمندان‌تان یاری می‌دهد. شما باید بتوانید خود را در موقعیت دیگران تصور کنید. سعی کنید ارتباط خود را از نقطه نظر آن‌ها ببینید تا بهتر بتوانید میزان موثر بودن آن را بسنجید.
۲. مراقب لحن صحبت‌تان باشید
وقتی صحبت از ارتباط سازمانی می‌شود، اهمیت نحوه ارتباط کم از اهمیت آن چه سعی در گفتن آن دارید ندارد. این امر شامل ارتباطات نوشتاری و گفتاری و حتی ارتباطات غیر رسمی با کارمندان می‌شود. همواره مراقب لحن خود و آنچه لحن شما به مخاطب انتقال می‌دهد باشید.
نوع کلمات و بیان به کار رفته هنگام صحبت کردن با کارمندان تاثیر به‌سزایی دارد. این انتخاب می‌تواند تفاوت بین یک محیط کاری مثبت با ارتباطات سالم و مستحکم و محیطی باشد که کارمندان در آن احساس می‌کنند کم‌ارزش هستند و نظراتشان شنیده نمی‌شود. سعی کنید تا جای ممکن ارتباط‌های خود را در قالب یک لحن مثبت جلو ببرید.
اگر شما [به عنوان کارفرما] طرز فکر مثبتی داشته باشید، به احتمال زیاد کارمندان‌تان نیز در جواب رفتار مثبتی خواهند داشت. همچنین معمولا رفتار و حتی بازخوردی که با رویکرد مثبت همراه باشد، باعث می‌شود پاسخگویی و تعامل بهتری صورت بگیرد. بنابراین توصیه می‌شود که نظرات، پیشنهادات و بازخورد‌ها با یک رویکرد مثبت منتقل شود. هنگام ارتباط نوشتاری، حتما قبل از ارسال لحن متن نوشته شده را بازبینی کنید.
لیمو یک پیام‌رسان تیمی/سازمانی است که به شما کمک می‌کند تا ارتباطات سازمانی خود را به صورت متمرکز مدیریت کنید. همین الان رایگان شروع به استفاده کنید.
۳. از وضوح ارتباطات اطمینان حاصل کنید
وضوح یکی از مهم‌ترین جنبه‌های هر استراتژی ارتباطی موثر است. در صورت فقدان وضوح در ارتباطات، احتمال رخداد کج‌فهمی و سوتفاهم بیشتر می‌شود. این اتفاق در نهایت باعث افت کیفیت خروجی و تبدیل فضای کار به محیطی اضطراب‌آور می‌شود.
در هنگام هرگونه ارتباط با تیم یا کارمندان خود واضح و دقیق باشید. تا حد امکان، از به کار بردن ادبیات و اصطلاحات پیچیده پرهیز کنید؛ در عوض منظور خود را به طور مستقیم و متمرکز بیان کنید. از وضوح و مبهم نبودن خواسته‌های خود اطمینان حاصل کنید و اطلاعات را به طور مختصر منتقل کنید.
چه در ارتباطات گفتاری و چه در نوشتار، منظور خود را با اطمینان و واضح بیان کنید. اظهارات محکم و مطمئن علاوه‌بر بهبود کیفیت ارتباط شما با کارمندان‌تان، باعث ایجاد حس اعتماد نسبت به گفته‌های شما در آن‌ها می‌شود.
اگر همواره در ارتباطات شما وضوح کامل دیده شود، کارمندان‌تان نیز به مرور این رویکرد را در ارتباطات خود پیش خواهند گرفت. داشتن وضوح در ارتباط برای اطمینان از این که همه به دنبال خروجی و هدف یکسان هستند، حیاتی است. این امر باعث خواهد شد که همه افراد در تمامی مراحل، آگاهی کامل داشته باشند که چه انتظاراتی از آن‌ها می‌رود و چه مسئولیتی دارند.
الگوی ارتباطات مدیریتی
۴. محتوای مربوطه را با افراد مناسب به اشتراک بگذارید
یکی از رایج‌ترین نشانه‌های سیستم ارتباطی سازمانی غیر موثر این است که کارکنان با پیام‌ها یا محتوایی که برای‌شان فرستاده می‌شود، درگیر نمی‌شوند. کارکنان ممکن است پیام‌ها را به طور کلی نادیده بگیرند. از این رو به اشتراک گذاشتن محتوای مربوطه با افراد مناسب اهمیت بالایی دارد.
به جای ارسال ایمیل‌های انبوه به همه کارمندان، ابتدا کارمندان‌تان را به دسته‌هایی تقسیم کنید. این دسته‌بندی می‌تواند بر اساس بخش اداری، سمت کاری، موقعیت مکانی و یا پروژه‌ای که در آن مشغول هستند باشد. هنگام ارسال ایمیل به یک گروه، از مربوط بودن محتوای آن به گروه مورد نظر اطمینان حاصل کنید.
به طور مشابهی از ارزشمند بودن محتوا نیز مطمئن شوید. محتوای ارزشمند می‌تواند اطلاعات مهمی باشد که کارمندان برای انجام کار خود به آن نیازمندند. همچنین می‌تواند شامل تاریخ‌های کلیدی که باید از آن مطلع شوند باشد. محتوا را طوری ساده‌سازی کنید که مختصر و مفید بوده و به راحتی قابل دسترسی باشد.
اسکار لوئیس، یک بازاریاب رسانه‌های اجتماعی در «Nextcoursework.com»، توصیه می‌کند که «ارتباط را تا حد ممکن جذاب و مشارکتی کنید.». «اگر فضای ارتباطی مثبت همراه با مشارکت و کنش واقعی حاکم باشد، کارمندان بیشتر با پیام‌ها درگیر شده و به آن‌ها واکنش نشان می‌دهند. دعوت کارمندان به بیان نظرات و پیشنهادات خود بسیار مهم است. شما از این طریق می‌توانید یک فرهنگ همکاری موثر را پرورش دهید که ارتباطات یکی از عناصر ارزشمند آن باشد.»
مهم‌تر از همه، از برقراری ارتباط بیش از حد پرهیز کنید. راه اشتراک اطلاعات را نهایی کرده و به آن متعهد باشید. اگر پیامی را در بسترهای مختلف به اشتراک بگذارید، کارمندان خود را از قید پاسخ به آن رها خواهند کرد. تکرار چندین باره یک پیام علاوه‌بر خسته‌کننده بودن، ناکارآمد بوده و باعث اتلاف وقت می‌شود.
۵. بستر ارتباطی درست را انتخاب کنید
امروزه با پیشرفت تکنولوژی و تعدد ابزار و برنامه‌های ارتباطی، ارتباط گرفتن با کارمندان از هر زمان دیگری ساده‌تر است. انتخاب و به‌کارگیری بستر مناسب نکته حائز اهمیتی است که باید به آن توجه شود.
داشتن یک پروتکل واحد و مشترک بسیار ارزشمند است. در این صورت، همه کارمندان می‌دانند که کدام بستر ارتباطی، بسته به نوع داده‌ای که به اشتراک گذاشته می‌شود، مناسب‌ترین گزینه است. مستقل از این از ایمیل، تماس تلفنی، پیامک یا پیام‌رسان، شبکه‌های اجتماعی، اشتراک اسناد و یا ابزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، خوب است در هر مورد، مناسب‌ترین بستر را شناسایی کنید.
اگر از ابزار ارتباطی مختلف استفاده می‌کنید، اتصال همه این بسترها در یک جای واحد که دسترسی را برای کارمندان ساده می‌کند، می‌تواند مفید باشد. به ابزاری که با گوشی‌های همراه سازگار هستند توجه ویژه‌ای کنید؛ چرا که بسیار موثر هستند.
نتیجه‌گیری
پیاده‌سازی یک استراتژی موثر ارتباط سازمانی به تغییر فرهنگ فضای کار کمک به‌سزایی می‌کند. کارمندان با پیام‌ها و محتوای به اشتراک گذاشته شده بهتر درگیر شده و پاسخگویی بالاتری به نمایش می‌گذارند. این امر سبب رضایت کاری بیشتر می‌شود و کارمندان موثرتر و کارآمدتری را به بار می‌آورد.
متنی که مطالعه نمودید، ترجمه متنی است به قلم “Vanessa Kearney” که در بلاگ “Chanty” منتشر شده‌است. متن اصلی را می‌توانید در این آدرس مطالعه کنید.
